Työnantajat käsittelevät paljon työntekijöitään koskevia tietoja ajan mittaan. Kaikki nämä tiedot tallennetaan henkilöstötiedostoon. Tämä tiedosto sisältää tärkeitä henkilötietoja, ja tästä syystä on tärkeää, että se tehdään turvallisesti ja oikein. Kuinka kauan työnantajat saavat (tai joissain tapauksissa vaaditaan) säilyttää näitä tietoja? Tässä blogissa voit lukea lisää henkilöstötiedostojen laillisesta säilytysajasta ja sen käsittelystä.
Mikä on henkilöstötiedosto?
Kuten edellä mainittiin, työnantaja joutuu usein käsittelemään työntekijöidensä henkilöstötietoja. Nämä tiedot on säilytettävä asianmukaisesti ja tuhottava. Tämä tehdään henkilöstötiedoston kautta. Tämä sisältää työntekijöiden nimet ja osoitetiedot, työsopimukset, tulosraportit jne. Näiden tietojen on oltava AVG-määräysten mukaisia, ja niitä on säilytettävä tietyn ajan.
(Jos haluat tietää, täyttääkö henkilöstötiedostosi AVG:n vaatimukset, tutustu henkilöstötiedoston AVG-tarkistuslistaan tätä)
Työntekijätietojen säilyttäminen
AVG ei anna henkilötiedoille erityisiä säilytysaikoja. Henkilöstötiedoston säilytysaikaan ei ole yksiselitteistä vastausta, koska se koostuu erityyppisistä (henkilö)tiedoista. Jokaiseen tietoluokkaan sovelletaan erilaista säilytysaikaa. Se vaikuttaa myös siihen, onko henkilö edelleen työntekijä vai onko hän lähtenyt työsuhteesta.
Säilytysaikojen luokat
Kuten edellä on todettu, henkilötietojen säilyttämiseen henkilöstötiedostossa liittyy erilaisia säilytysaikoja. On otettava huomioon kaksi kriteeriä, nimittäin onko työntekijä edelleen työssä vai onko hän lähtenyt työsuhteesta. Seuraavassa näkyy, milloin tietyt tiedot tulee tuhota tai pikemminkin säilyttää.
Nykyinen henkilöstötiedosto
Edelleen työssä olevan työntekijän voimassa olevan henkilöstötiedoston tiedoille ei aseteta kiinteitä säilytysaikoja. AVG asettaa työnantajille vain velvollisuuden pitää henkilöstötiedostot "päivitettynä". Tämä tarkoittaa, että työnantaja on itse velvollinen asettamaan määräajan henkilöstötiedostojen säännölliselle tarkastukselle ja vanhentuneiden tietojen tuhoamiselle.
Sovelluksen tiedot
Palkkaamatonta hakijaa koskevat hakutiedot on hävitettävä viimeistään 4 viikon kuluessa hakumenettelyn päättymisestä. Tähän luokkaan kuuluvat tiedot, kuten motivaatio- tai hakukirje, CV, käyttäytymislausunto, kirjeenvaihto hakijan kanssa. Hakijan suostumuksella tietoja on mahdollista säilyttää noin 1 vuoden ajan.
Uudelleenintegrointiprosessi
Kun työntekijä on suorittanut uudelleenintegroitumisprosessin ja palaa työhönsä, sovelletaan enintään 2 vuoden säilyttämisaikaa uudelleenintegroinnin päättymisen jälkeen. Tästä on poikkeus, kun työnantaja on itsevakuutuksenantaja. Tässä tilanteessa sovelletaan 5 vuoden säilytysaikaa.
Enintään 2 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen
Kun työntekijä lähtee työsuhteesta, suurinta osaa henkilöstörekisterissä olevista (henkilö)tiedoista säilytetään enintään 2 vuotta.
Tähän luokkaan kuuluvat:
- Työsopimukset ja niiden muutokset;
- Irtisanomiseen liittyvä kirjeenvaihto;
- Arviointi- ja suoritusarviointiraportit;
- Kirjeenvaihto, joka liittyy ylennys-/ylennystehtäviin;
- Kirjeenvaihto sairaudesta UWV:ltä ja yrityksen lääkäriltä;
- Gatekeeper Improvement Actiin liittyvät raportit;
- Sopimukset yritysneuvoston jäsenyydestä;
- Kopio todistuksesta.
Vähintään 5 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen
Tietyt henkilötiedot ovat 5 vuoden säilytysajan alaisia. Työnantaja on siis velvollinen säilyttämään nämä tiedot 5 vuoden ajan työntekijän työsuhteen päättymisen jälkeen. Nämä ovat seuraavat tiedot:
- Palkkaveroilmoitukset;
- Kopio työntekijän henkilöllisyystodistuksesta;
- Etnisyyttä ja alkuperää koskevat tiedot;
- Palkkaveroihin liittyvät tiedot.
Näitä tietoja on siksi säilytettävä vähintään viisi vuotta, vaikka ne korvattaisiin uusilla henkilörekisterin lausunnoilla.
Vähintään 7 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen
Seuraavaksi työnantajalla on myös niin sanottu "veronpidätysvelvollisuus". Tämä velvoittaa työnantajan säilyttämään kaikki perusasiakirjat 7 vuoden ajan. Tämä sisältää siis perustiedot, palkanmaksut, palkkatiedot ja palkkasopimukset.
Vanhentunut säilytysaika?
Kun henkilöstötiedoston tietojen enimmäissäilytysaika on umpeutunut, työnantaja ei saa enää käyttää tietoja. Nämä tiedot pitäisi sitten tuhota.
Kun vähimmäissäilytysaika on umpeutunut, työnantaja saattaa tuhota nämä tiedot. Poikkeus koskee, kun vähimmäissäilytysaika on umpeutunut ja työntekijä pyytää tietojen tuhoamista.
Onko sinulla kysyttävää henkilökunnan tiedostojen säilytysajoista tai muiden tietojen säilytysajoista? Jos on, ota meihin yhteyttä. Meidän työvoimalakimiehet autan sinua mielellään!