Laki sähköisestä arkistoinnista kaupparekistereissä: miten hallitus liikkuu ajan myötä

esittely

Alankomaissa liiketoimintaa harjoittavien kansainvälisten asiakkaiden auttaminen on osa päivittäistä harjoitteluani. Alankomaat on loppujen lopuksi hieno maa harjoittamaan yritystoimintaa, mutta kielen oppiminen tai tottuminen hollantilaisiin liiketoimintakäytäntöihin voi olla ajoittain monimutkaista ulkomaisille yrityksille. Siksi auttava käsi arvostetaan usein. Avuni laajuus avustaa monimutkaisissa tehtävissä avuksi viestinnässä Alankomaiden viranomaisten kanssa. Äskettäin sain asiakasta koskevan kysymyksen selittää, mitä Alankomaiden kauppakamarin kirjeessä todettiin tarkalleen. Tämä yksinkertainen, tosin tärkeä ja informatiivinen kirje koski uutuutta tilinpäätöksen tekemisessä, mikä on pian mahdollista vain sähköisesti. Kirje oli seurausta hallituksen halusta siirtyä ajan mukana, hyödyntää sähköisen tiedonvaihdon etuja ja ottaa käyttöön standardoitu tapa käsitellä tätä vuosittain toistuvaa prosessia. Siksi tilinpäätös on talletettava sähköisesti varainhoitovuodelta 2016 tai 2017, sellaisena kuin se sisältyy Wes deponering in handelsregisters langs elektronische weg (laki sähköisestä arkistoinnista kaupparekistereissä), joka otettiin käyttöön yhdessä Besluit elektronische -laitteen kanssa. handelsregistereiden lykkääminen (päätöslauselma sähköisestä arkistoinnista kaupparekistereihin); jälkimmäinen tarjoaa yksityiskohtaisia ​​lisäsääntöjä. Melko suurta, mutta mitä tarkalleen ottaen tämä laki ja päätöslauselma tarkoittaa?

Hollantilainen laki sähköisestä arkistoinnista kaupparekistereissä - miten hallitus liikkuu ajan myötä

Silloin ja nyt

Aikaisemmin tilinpäätös voitiin tallettaa kauppakamarissa sekä sähköisesti että paperilla. Alankomaiden siviililaki tuntee edelleen suurelta osin paperitalletukseen perustuvat säännökset. Tällä hetkellä tätä menetelmää voidaan pitää vanhentuneena, ja olin itse asiassa vähän yllättynyt siitä, että tätä kehitystä ei ole tapahtunut aikaisemmin. Ei ole vaikea kuvitella, että tilinpäätöksen toimittamisella paperilla on paljon haittoja verrattuna näiden asiakirjojen sähköiseen arkistointiin kustannus- ja aikanäkökulmasta katsottuna. Ajattele paperikustannuksia sekä kustannuksia ja aikaa, jotka tarvitaan vuosittaisten selvitysten paperiin laittamiseen ja niiden toimittamiseen - myös paperille - kauppakamarille, jonka on sitten käsiteltävä nämä kirjalliset asiakirjat mainitsemmatta edes aikataulua ja kustannuksia, joita syntyy kun annat kirjanpitäjän laatimaan tai todentamaan nämä (standardoimattomat) tilinpäätökset. Siksi hallitus ehdotti, että käytetään SBR: ää (lyhenne sanoista Standard Business Report), joka on standardoitu sähköinen menetelmä taloudellisten tietojen ja asiakirjojen luomiseen ja toimittamiseen tietoluettelon (hollantilainen Taxonomie) pohjalta. Tämä luettelo sisältää määritelmät tiedoista, joita voidaan käyttää tilinpäätöksen laatimiseen. Toinen SBR-menetelmän etu on, että tietojen vaihtoa yrityksen ja kauppakamarin välillä ei yksinkertaisteta, vaan standardoinnin seurauksena tietojen vaihto myös kolmansien osapuolten kanssa on helpompaa. Pienet yritykset voivat toimittaa vuosikertomuksen sähköisesti SBR-menetelmää käyttämällä vuodesta 2007 lähtien. Keskisuurille ja suurille yrityksille tämä mahdollisuus on otettu käyttöön vuonna 2015.

Joten, milloin ja kenelle?

Hallitus teki selväksi, että vastaus tähän kysymykseen on tyypillinen tapaus ”kokoasioista”. Pienyritykset ovat velvollisia toimittamaan tilinpäätökset sähköisesti SBR: n kautta tilikaudesta 2016 alkaen. Vaihtoehtoisesti pienyrityksillä, jotka (laativat ja esittävät itse tilinpäätöksen), on mahdollisuus tallettaa tiliotteet ilmaisella verkkopalvelulla - palvelulla ”zelf deponeren jaarrekening” -, joka on ollut käytössä vuodesta 2014. Tämän etu Palveluna on, että ei tarvitse ostaa ohjelmistoja, jotka ovat ”SBR-yhteensopivia”. Keskisuurten yritysten on toimitettava tilinpäätös SBR: n kautta varainhoitovuodesta 2017 alkaen. Näille yrityksille otetaan käyttöön myös väliaikainen, vaihtoehtoinen verkkopalvelu (“opstellen jaarrekening”). Tämän palvelun avulla keskisuuret yritykset voivat laatia itse tilinpäätöksen XBRL-muodossa. Jälkeenpäin nämä lausunnot voidaan lähettää verkkoportaalin (“Digipoort”) kautta. Tämä tarkoittaa, että yrityksen ei tarvitse välttämättä ostaa ”SBR-yhteensopivaa” ohjelmistoa heti. Tämä palvelu on väliaikainen ja se otetaan käyttöön viiden vuoden kuluttua, alkaen vuodesta 2017. Suuryrityksillä ja keskisuurilla konsernirakenteilla ei ole vielä velvollisuutta toimittaa tilinpäätöstä SBR: n kautta. Tämä johtuu siitä, että näiden yritysten on käsiteltävä hyvin monimutkaisia ​​vaatimuksia. Odotuksena on, että näillä yrityksillä on mahdollisuus valita hakemus SBR: n kautta vai hakemus tietyssä eurooppalaisessa muodossa vuodesta 2019 alkaen.

Ei sääntöjä ilman poikkeuksia

Sääntö ei olisi sääntö, jos ei olisi poikkeuksia. Kaksi, ollakseni tarkka. Uusia tilinpäätösten jättämistä koskevia sääntöjä ei sovelleta oikeushenkilöihin ja yrityksiin, joiden kotipaikka on Alankomaat, ja jotka Handelsregisterbesluit 2008 (kaupparekisteri päätös 2008) perusteella ovat velvollisia toimittamaan taloudelliset asiakirjat kauppakamarissa siltä osin ja siinä muodossa, missä nämä asiakirjat olisi julkistettava kotipaikassaan. Toinen poikkeus tehdään liikkeeseenlaskijoille, sellaisina kuin ne on määritelty Wft (Finanssivalvonta) 1: 1 §: ssä, ja liikkeeseenlaskijan tytäryhtiöille, jos nämä ovat liikkeeseenlaskijoita. Liikkeeseenlaskija on kuka tahansa, joka haluaa laskea liikkeeseen arvopapereita tai aikoo laskea liikkeeseen arvopapereita.

Muut huomiokohdat

Eikä tämä vielä ole. Oikeushenkilöiden on itse otettava huomioon eräät tärkeät näkökohdat. Yksi näistä näkökohdista on se, että oikeushenkilö on edelleen vastuussa lain mukaisen tilinpäätöksen tekemisestä. Tämä tarkoittaa muun muassa, että tilinpäätöksestä pitäisi pystyä luomaan sellainen käsitys, että voidaan arvioida riittävästi oikeushenkilön taloudellista tilaa. Siksi kehotan kaikkia yrityksiä tarkistamaan huolellisesti tilinpäätöksen tiedot ennen niiden arkistointia aina. Viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä, kiinnitä huomiota siihen, että kieltäytyminen toimittamasta lausuntoja määrätyllä tavalla on rikos Wet op de Economische Delictenin (talousrikoslaki) perusteella. Melko kätevästi on vahvistettu, että SBR-menetelmällä luotu tilinpäätös voidaan käyttää yhtiökokouksessa näiden lausuntojen laatimiseen. Tilintarkastaja voi myös tarkastaa nämä tilit Alankomaiden siviililain 2: 393 §: n mukaisesti.

Yhteenveto

Ottamalla käyttöön kaupparekisterien sähköisestä arkistoinnista annetun lain ja siihen liittyvän päätöslauselman hallitus on osoittanut hienoa edistysaskelta. Tämän seurauksena pienille ja keskisuurille yrityksille on pakollista tallettaa tilinpäätös vuosina 2016 ja 2017, ellei yritys kuulu yhden poikkeuksen soveltamisalaan. Edut ovat lukuisia. Pyydän kuitenkin kaikkia yrityksiä pitämään järkiään, koska lopullinen vastuu on edelleen vastuussa toimitettavista yrityksistä. Yrityksen johtajana et varmasti halua jäävän käsittelemään seurauksia.

Ota yhteyttä

Jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja tämän artikkelin lukemisen jälkeen, ota rohkeasti yhteyttä. Maxim Hodak, asianajaja Law & More kautta maxim.hodak@lawandmore.nl tai mr. Tom Meevis, asianajaja Law & More kautta tom.meevis@lawandmore.nl tai soita meille numeroon +31 (0) 40-3690680.

Jaa: