Työnantajana on tärkeää säilyttää työntekijöiden tiedot oikein. Tällöin olet velvollinen pitämään henkilöstörekisteriä työntekijöiden henkilötiedoista. Tällaisia tietoja tallennettaessa on otettava huomioon tietosuojalain yleinen tietosuoja-asetus (AVG) ja täytäntöönpanolain yleinen tietosuoja-asetus (UAVG). AVG asettaa työnantajalle velvoitteita henkilötietojen käsittelyn yhteydessä. Tämän tarkistuslistan avulla tiedät, ovatko henkilöstötiedostosi vaatimusten mukaisia.
- Mitä tietoja henkilörekisterissä voidaan käsitellä?
Pääsääntönä, jota noudatetaan, on, että vain henkilöstötiedoston käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja voidaan ottaa mukaan: työntekijän kanssa tehdyn työsopimuksen asianmukainen täyttäminen.
Joka tapauksessa "tavallisia" henkilötietoja säilytetään, kuten:
- Nimi;
- Osoite;
- Syntymäaika;
- Kopio passista/henkilökortista;
- BSN-numero
- Allekirjoitettu työsopimus sisältäen työehdot ja liitteet;
- Työntekijöiden suoritus- ja kehitystiedot, kuten arviointiraportit.
Työnantajat voivat halutessaan laajentaa henkilöstötiedostoa sisältämään muita tietoja, kuten työnantajan henkilökohtaiset muistiinpanot, poissaolotiedot, valitukset, varoitukset, haastattelut jne.
Työnantajana on tärkeää päivittää nämä tiedot säännöllisesti lakisääteisten säilytysaikojen oikeellisuuden ja tarkkuuden varmistamiseksi.
- Milloin "tavallisia" henkilötietoja voidaan käsitellä henkilöstötiedostossa?
Työnantajan on pohdittava, milloin ja mitä "tavallisia" henkilötietoja voidaan tallentaa henkilöstörekisteriin. AVG:n 6 artiklan mukaan työnantajat voivat tallentaa "tavanomaisia" henkilötietoja henkilöstötiedostoon kuudesta syystä. Näitä syitä ovat mm.
- Työntekijä on antanut suostumuksensa käsittelyyn;
- Käsittely on tarpeen työntekijä- (työ)sopimuksen täytäntöönpanoa varten;
- Käsittely on tarpeen työnantajan lakisääteisen velvoitteen vuoksi (kuten verojen ja maksujen maksaminen);
- Käsittely on tarpeen työntekijän tai muun luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojelemiseksi (esimerkkinä on, kun välitön vaara on välitön, mutta työntekijä on henkisesti kykenemätön antamaan suostumuksensa);
- Käsittely on tarpeen yleisen edun/yleisen järjestyksen vuoksi;
- Käsittely on tarpeen työnantajan tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen tyydyttämiseksi (paitsi silloin, kun työntekijän edut ovat työnantajan oikeutettuja etuja tärkeämpiä).
- Mitä tietoja ei saa käsitellä henkilöstörekisterissä?
Tiedostossa olevien "tavallisten" tietojen lisäksi on myös tietoja, joita (normaalisti) ei pitäisi sisällyttää, koska ne ovat luonteeltaan erityisen arkaluonteisia. Nämä ovat "erityisiä" tietoja ja sisältävät:
- Uskomukset;
- Seksuaalinen suuntautuminen;
- Rotu tai etnisyys;
- Lääketieteelliset tiedot (mukaan lukien työntekijän vapaaehtoisesti antamat tiedot).
"Erikoistietoja" voidaan tallentaa AVG:n alle vain 10 poikkeuksessa. Tärkeimmät 3 poikkeusta ovat seuraavat:
- Työntekijä on antanut nimenomaisen suostumuksen käsittelyyn;
- Käsittelet henkilötietoja, joita työntekijä itse on tarkoituksellisesti luovuttanut;
- Käsittely on välttämätöntä ylivoimaisen yleisen edun vuoksi (tähän vetoamiseen tarvitaan Alankomaiden oikeusperusta).
- Henkilöstötiedostojen turvatoimenpiteet
Kuka saa nähdä henkilöstötiedostot?
Henkilöstötiedostoa voivat tarkastella vain henkilöt, joille pääsy on välttämätöntä työn suorittamiseksi. Näitä henkilöitä ovat esimerkiksi työnantaja ja henkilöstöosaston työntekijät. Työntekijällä itsellään on myös oikeus nähdä henkilöstökansionsa ja korjata virheellisiä tietoja.
Tiedoston suojausvaatimukset
Tämän lisäksi on tärkeää ottaa huomioon, että AVG asettaa vaatimuksia henkilötietojen digitaaliselle tai paperille tallentamiselle. Työnantajana olet velvollinen ryhtymään toimenpiteisiin työntekijän yksityisyyden suojaamiseksi. Tiedosto on siksi suojattava tietoverkkorikokselta, luvattomalta käytöltä, muuttamiselta tai poistamiselta.
- Henkilökunnan tiedostojen säilytysaika
AVG toteaa, että henkilötietoja voidaan säilyttää rajoitetun ajan. Joitakin tietoja koskee lakisääteinen säilytysaika. Muiden tietojen osalta työnantaja on velvollinen asettamaan aikarajat tietojen poistamiselle tai säännölliselle tarkkuudelle. AVG toteaa, että on ryhdyttävä kohtuullisiin toimenpiteisiin sen varmistamiseksi, että virheelliset tiedot säilytetään rekisterissä.
Haluatko tietää lisää henkilöstön tiedostojen säilytysajoista? Lue sitten blogimme työntekijöiden tiedostojen säilytysajat.
Täyttääkö henkilöstökansiosi yllä luetellut vaatimukset? Silloin se on todennäköisesti AVG-yhteensopiva.
Jos sinulla on vielä tämän blogin lukemisen jälkeen kysyttävää henkilöstötiedostosta tai AVG:stä, ota meihin yhteyttä. Meidän työvoimalakimiehet autan sinua mielellään!