Voiko työnantajasi lukea WhatsApp-viestejäsi?

Lyhyesti sanottuna: työnantaja ei saa noin vain lukea WhatsApp-viestejäsi. Pääsy tietoihin on laillista vain, jos siihen on oikeutettu etu, viestien lukeminen on todella välttämätöntä eikä ole olemassa vähemmän tunkeilevaa keinoa, ja henkilöstölle on etukäteen kerrottu, mitä voidaan seurata ja miksi. Rakenteellinen valvontajärjestely edellyttää myös työpaikkaneuvoston suostumusta työpaikkaneuvostolain 27 §:n nojalla. Yksityisviestien lukeminen näiden ehtojen ulkopuolella rikkoo GDPR:ää ja työntekijän oikeutta yksityisyyteen.

Työnantajasi ei voi lukea WhatsApp-viestejäsi mielin määrin yksityisellä puhelimella tai yrityksen puhelimella. Viestit ovat henkilötietoja, joten niiden lukemiseen tarvitaan laillinen peruste yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla, ja työsuhteessa tämä peruste on lähes aina työnantajan oikeutettu etu. Tämä peruste pätee vain, jos työnantajalla on konkreettinen syy, hän ei lue enempää kuin syy vaatii, hänellä ei ole vähemmän tunkeilevaa vaihtoehtoa ja hän on kertonut henkilöstölle etukäteen, että näin voi tapahtua.

Kysymys nousee esiin kahdessa hyvin erilaisessa tilanteessa, ja ne kannattaa erottaa alusta alkaen. Ensimmäinen on yksityisviestittely henkilökohtaisella puhelimella, jossa työnantajan asema on heikko ja työntekijän suoja lähes ehdoton. Toinen on yritysviestittely, olipa kyseessä sitten yrityksen WhatsApp-ryhmä, yritystili tai työpaikan chat-työkalu, jossa työnantajalla on paljon enemmän vapautta, mutta hän ei silti voi olla tekemättä kaikkea. Tässä artikkelissa käsitellään molempia, työpaikkaneuvoston roolia ja sitä, mitä työntekijä voi tehdä, jos raja on jo ylitetty. Työpaikan sähköpostia koskeva kanta esitetään erikseen artikkelissamme, joka käsittelee työnantajan oikeutta lukea sähköpostejasi , ja siellä noudatetaan samaa rakennetta.

Miksi viestit on alun perin suojattu

Kolmea lain tasoa sovelletaan samanaikaisesti. Euroopan ihmisoikeussopimuksen 8 artiklan mukainen oikeus yksityiselämän ja kirjeenvaihdon kunnioittamiseen sovelletaan työpaikalla: Euroopan ihmisoikeustuomioistuin on todennut, että työntekijällä on kohtuullinen oikeus odottaa yksityisyyden suojaa työpaikalla, että työnantajan on ilmoitettava henkilöstölle etukäteen valvonnan luonteesta ja laajuudesta ja että tuomioistuimen on punnittava työnantajan perusteluja, tunkeutumisen laajuutta ja vähemmän tunkeilevien keinojen saatavuutta. Alankomaiden perustuslain 10 artikla suojaa yksityiselämää samalla tavalla.

Toinen taso on tietosuoja. Viestin sisältö, lähettäjän ja vastaanottajan henkilöllisyys, lähetysaika ja keskustelun käyminen ovat kaikki henkilötietoja, ja niiden lukeminen on tietojen käsittelyä. Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on siis täysin sovellettavissa laillisuuden, käyttötarkoituksen rajoittamisen, tietojen minimoinnin ja säilytyksen rajoittamisen periaatteineen. Yleisen tietosuojan katsauksessamme esitetään nämä periaatteet, ja Alankomaiden tietosuojaviranomainen valvoo niitä.

Kolmas taso on työoikeus. Työnantajan ohjeistusoikeus kattaa työn tekemisen tavan, ei työntekijän yksityiselämää, ja työnantaja, joka ylittää säännökset, voi saada paitsi tietosuojavaatimuksen myös vakavasti syylliseksi todetun menettelyn irtisanomistapauksessa. Jos työnantaja menee vielä pidemmälle ja murtautuu tilille tai laitteeseen, johon sillä ei ole pääsyä, kuvaan tulee rikosoikeus: luvaton pääsy tietokonejärjestelmään on Alankomaiden rikoslain 138ab §:n mukainen rikos.

Oikeudellinen peruste: miksi suostumus ei toimi

Jokainen käsittelytoimenpide tarvitsee jonkin yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaisista laillisista perusteista. Työnantajat olettavat usein voivansa luottaa työntekijän suostumukseen, olipa se annettu sopimuksessa tai ensimmäisenä päivänä allekirjoitetussa IT-käytännössä. Työsuhteessa tämä oletus on virheellinen. Suostumuksen on oltava vapaaehtoinen, ja työnantajan ja työntekijän välinen riippuvuus tarkoittaa, että kieltäytyminen on harvoin seurauksetonta. Sekä Euroopan tietosuojavaltuutetut että Alankomaiden tietosuojaviranomainen pitävät työpaikalla annettua suostumusta pätemättömänä lähes kaikissa valvontatilanteissa, eikä sopimuslauseke korjaa tätä.

Jäljelle jää työnantajan oikeutettu etu. Yrityksen omaisuuden ja luottamuksellisten tietojen suojaaminen, konkreettisen petos- tai varkausepäilyn tutkiminen, lakisääteisen velvollisuuden noudattaminen ja verkon turvallisuuden takaaminen voivat kaikki olla oikeutettuja etuja. Uteliaisuus, työvoiman yleinen epäluulo, tuottavuuden tarkistaminen ja halu tietää, mitä ihmiset sanovat johdosta, eivät ole.

Oikeutettuun etuun vetoaminen ei ole muodollisuus. Työnantajan on kyettävä osoittamaan, että se on tunnistanut edun, että käsittely on sen kannalta tarpeen ja että tasapaino kyseisen edun ja työntekijän oikeuksien ja vapauksien välillä on työnantajan eduksi. Tämä arviointi tulisi kirjata ennen valvonnan aloittamista, eikä sitä tulisi rekonstruoida jälkikäteen työntekijän valituksen yhteydessä. Alankomaiden tietosuojaviranomainen esittää työntekijöiden valvontaa koskevissa ohjeissaan soveltamansa ehdot , ja ne kannattaa lukea ennen politiikan laatimista.

Tarpeellisuus, suhteellisuus ja toissijaisuusperiaate

Tarpeellisuus tarkoittaa, että työnantaja ei voi saavuttaa tavoitettaan millään muulla tavalla. Ennen viestien lukemista on kokeiltava ilmeisiä vaihtoehtoja: haastateltava asianosaisia, tarkistettava järjestelmälokit, tutkittava itse tapahtumia ja pyydettävä työntekijältä selitystä. Jos jokin näistä olisi vastannut kysymykseen, viestien lukeminen ei ollut tarpeen ja käsittely on laitonta, mutta lopputulos on raskauttava.

Oikeasuhteisuus tarkoittaa, että tunkeutumisen on oltava järkevässä suhteessa siihen, mistä on kyse. Uskottava epäilys siitä, että työntekijä myy asiakastietokantaa kilpailijalle, oikeuttaa paljon enemmän kuin selittämättömän poissaolon tai epäilyn kulukorvausvaatimuksista. Yhden keskustelun etsintä tietyn ajanjakson aikana on oikeasuhteista tavalla, johon verrattuna puhelimen täydellinen vienti ei ole.

Toissijaisuusperiaatteella tarkoitetaan vähiten yksityisyyttä häiritsevän, mutta silti toimivan toimenpiteen valitsemista. Käytännössä se tarkoittaa haun rajaamista ennen sen aloittamista: rajattu ajanjakso, nimetyt osallistujat, määritellyt hakusanat ja sääntö, jonka mukaan mitään ilmeisen yksityistä ei lueta. Se tarkoittaa myös tulosten näkemisoikeuden rajoittamista. Pienen, yksilöidyn ryhmän kirjallisen ohjeen nojalla suorittama haku on puolustettavaa; sellainen, jossa esimies selaa puhelinta työpöytänsä ääressä, ei ole.

Tähän kuuluu kaksi tukitehtävää. Jos valvonta on järjestelmällistä ja laajamittaista, ennen sen aloittamista on tehtävä tietosuoja-asetuksen 35 artiklan mukainen tietosuojavaikutustenarviointi. Kerättyjä tietoja ei saa säilyttää pidempään kuin niiden tarkoitus vaatii; jaetulla levyllä vuosia säilyvä tutkintatiedosto on erillinen tietoturvaloukkaus.

Läpinäkyvyys: politiikka on etusijalla

Ilmoittamaton valvonta on lähes aina laitonta, koska työntekijä ei voinut tietää, että sitä saattaisi tapahtua. Siksi työnantaja tarvitsee kirjallisen politiikan laitteiden, verkkojen ja viestintävälineiden käytöstä, ja sen on oltava aidosti saatavilla eikä haudattuna liitteeseen, jota kukaan ei ole lukenut.

Toimiva käytäntö vastaa konkreettisiin kysymyksiin. Onko yrityksen puhelimen yksityinen käyttö sallittua ja missä määrin? Mitkä järjestelmät lokitietoja tallennetaan ja kuinka kauan lokeja säilytetään? Missä olosuhteissa sisältöä voidaan tarkastella, kuka päättää ja kuka suorittaa tarkastuksen? Tiedotetaanko työntekijälle asiasta ja milloin? Mitä materiaalille tapahtuu jälkikäteen? Käytäntö, joka vain pidättää oikeuden valvoa kaikkea milloin tahansa, on pahempi kuin hyödytön: se ei todennäköisesti ole täytäntöönpanokelpoinen, ja se viestii tuomioistuimelle, että työnantaja ei ole koskaan ajatellut suhteellisuutta.

Työntekijöiden tulisi lukea käytäntö ennen kuin ongelmia ilmenee, ja heidän tulisi pitää epämääräisiä sanamuotoja varoitusmerkkinä. Lausekkeet, kuten esimerkiksi että valvontaa voidaan suorittaa aika ajoin tai että yritys voi käyttää kaikkia yrityksen laitteilla olevia tietoja, eivät ole laillinen peruste. Ne ovat aiejulistus, jota Alankomaiden ja Euroopan lainsäädäntö ei automaattisesti kunnioita.

Työneuvoston on hyväksyttävä

Alankomaissa valvonta ei ole johtotason yksinomainen päätös. Yrityksellä, joka työllistää normaalisti vähintään viisikymmentä henkilöä, on oltava yritysneuvosto (ondernemingsraad), ja yritysneuvostolain 27 §:n 1 momentti antaa kyseiselle neuvostolle suostumusoikeuden, ei pelkästään oikeuden tulla kuulluksi, kahdesta tässä suoraan merkityksellisestä järjestelystä.

• k-kohdassa kaikki järjestelyt, jotka koskevat yrityksessä työskentelevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyä ja suojaa.
• Kohdan 1 mukaan kaikki järjestelyt, jotka koskevat tiloja, jotka on tarkoitettu tai jotka soveltuvat työntekijöiden läsnäolon, käyttäytymisen tai suorituksen tarkkailuun tai valvontaan.

Suostumusvaatimus kohdistuu järjestelyyn, ei yksittäiseen tutkimukseen. Työnantaja, joka haluaa ottaa käyttöön valvontaohjelmiston, lokikirjausjärjestelmän, kamerajärjestelmän tai viestintää koskevan tarkastuksen mahdollistavan käytännön, tarvitsee ensin työpaikkaneuvoston kirjallisen suostumuksen. Jos suostumus evätään, työnantaja voi pyytää alioikeudelta korvaavaa hyväksyntää, joka myönnetään vain, jos kieltäytyminen on kohtuuton tai päätös on perusteltu pakottavista liiketoiminnallisista syistä.

Vaiheen ohittamisen seuraus on vakava ja usein unohdettu. Ilman vaadittua suostumusta tehty päätös on mitätön, jos työpaikkaneuvosto vetoaa siihen kirjallisesti kuukauden kuluessa päätöksen tiedosta, ja työnantajaa voidaan tällöin estää soveltamasta sitä. Työnantajalla, joka irtisanoi jonkun työpaikkaneuvoston hyväksymättömän valvontajärjestelmän nojalla, on ongelma, joka on täysin erillinen irtisanomisen asiasisällöstä.

Yksityinen puhelin, yrityksen puhelin ja oman laitteen tuominen

Laitteen omistajuudella on paljon vähemmän merkitystä kuin työnantajat ajattelevat. Tärkeintä on viestinnän luonne ja se, mitä työntekijä voi kohtuudella odottaa.

Yksityispuhelimeen työnantajalla ei ole lainkaan pääsyä. Se ei voi vaatia puhelimen luovuttamista tai lukituksen avaamista, se ei voi asentaa siihen ohjelmistoja ilman sopimusta, ja kieltäytyvä työntekijä käyttää oikeuttaan pikemminkin kuin estää tutkintaa. Työnantaja, joka ryhtyy kurinpitotoimiin pelkästään siksi, että työntekijä kieltäytyi avaamasta yksityispuhelinta, on hyvin heikolla jäällä. Ainoat realistiset reitit yksityislaitteella olevan materiaalin hankkimiseen kulkevat rikosoikeudellisen prosessin kautta tutkintaviranomaisille kuuluvilla valtuuksilla tai tuomioistuimen määräyksen kautta siviilioikeudenkäynnissä.

Työpaikan puhelimessa tilanne on vivahteikkaampi, mutta ei päinvastoin. Jos yksityinen käyttö on sallittua, nimenomaisesti tai käytännössä, työntekijällä säilyy kohtuullinen odotus yksityisyydestä laitteella käytävissä yksityiskeskusteluissa, ja kaikki ymmärtävät WhatsAppin yksityisen viestinnän kanavana. Työnantaja voi tarkastella, mitä se tarvitsee määriteltyyn ja oikeutettuun tarkoitukseen. Se ei välttämättä kohtele puhelimen omistamista oikeutena lukea kaikkea siinä olevaa.

Omien laitteiden järjestelyt asettuvat väliin ja ansaitsevat enemmän huomiota kuin ne yleensä saavat. Jos työntekijä käyttää henkilökohtaista puhelinta työasioihin, työnantajan pääsyn tulisi rajoittua erilliseen, hallittuun työympäristöön laitteella: työkonttiin, yrityksen sähköpostitiliin ja hallittuihin sovelluksiin. Mobiililaitteiden hallintaohjelmisto, jonka avulla työnantaja voi nähdä sijainnin, asennetut sovellukset tai henkilökohtaisen sisällön, menee järjestelyn vaatimuksia pidemmälle. Ennen kuin työntekijä suostuu tällaisen ohjelmiston asentamiseen, hänen tulee kysyä kirjallisesti, mitä ohjelmisto voi nähdä, mitä tapahtuu työsuhteen päättyessä ja vaikuttaako etäpyyhintä yksityisiin tietoihin. Nämä kysymykset kuuluvat käytäntöön, ja työpaikkaneuvostolla on sananvaltaa niiden suhteen.

Näkeekö työnantajani WhatsApp-viestini työpuhelimessa?

Teknisesti usein enemmän kuin luuletkaan; laillisesti paljon vähemmän. WhatsApp-viestit ovat päästä päähän -salattuja, joten työnantajasi ei voi lukea niitä yrityksen verkossa tai yrityksen Wi-Fin kautta. Mutta työpuhelimella, jota hallitaan mobiililaitteiden hallintaohjelmiston kautta, IT-osasto voi nähdä asennetut sovellukset, käyttää varmuuskopioita tai, jos puhelimeen on fyysinen pääsy, avata keskusteluhistorian. Työpaikan tietokoneella WhatsApp Webissä internet-historiasi ja muut viestintäalustat voivat olla näkyvissä työnantajan IT-järjestelmien tai näytönvalvontatyökalujen kautta.

Alankomaiden lain mukaan kysymys ei ole siitä, mikä on teknisesti mahdollista, vaan siitä, mikä on sallittua. Valvonnan on oltava oikeutettua tarkoitusta varten, sen on oltava välttämätöntä ja oikeasuhteista, ja siitä on ilmoitettava etukäteen toimintaperiaatteissa. Jos valvonta on järjestelmällistä, työpaikkaneuvoston on ensin hyväksyttävä se. Henkilökohtaisten keskustelujen varsinaisten viestien lukeminen henkilökohtaisella laitteella tai työssä käytettävällä henkilökohtaisella matkapuhelinnumerolla on laillista vain poikkeustapauksissa, kuten konkreettisen ja vakavan väärinkäytösepäilyn yhteydessä, jota ei voida tutkia vähemmän tunkeilevalla tavalla. EU:n tietosuojasäännöt (GDPR) ovat voimassa riippumatta siitä, kuuluuko puhelin sinulle vai yritykselle. Toisin kuin Yhdysvaltain laissa, työnantajallasi ei ole rajatonta valtaa siihen, mitä yrityksen laitteilla tapahtuu.

Haluatko tietää, mitä työnantajasi on kerännyt sinusta? Voit lähettää rekisteröidyn tiedonsaantipyynnön (tietopyyntö artiklan 15 GDPR:n nojalla). Työnantajan on vastattava kuukauden kuluessa ja annettava sinulle kopio hallussaan olevista henkilötiedoistaan, mukaan lukien kaikki sinua koskevat viestit tai valvontalokit.

Liikekeskustelu on eri asia

Kaikki viestit eivät ole yksityisiä. Asiakasviesti yrityksen WhatsApp-ryhmässä, työnantajan tarjoamassa työpaikan chat-työkalussa käyty keskustelu tai asiakasyhteydenpitoon käytetyllä yrityksen tilillä käyty keskustelu on liiketoimintaan liittyvää viestintää. Se tallennetaan työnantajan hallinnoimiin järjestelmiin, se on osa hallintoa, ja joillakin aloilla se on säilytettävä sääntelysyistä.

Työnantajan vapaus ei ole rajaton edes siellä. Samat periaatteet pätevät: määritelty tarkoitus, ei enempää tietoja kuin tarkoitus vaatii, läpinäkyvyys siitä, mitä tietoja kirjataan ja säilytetään, ja sääntö siitä, mitä tapahtuu, kun yksityisiä asioita nousee esiin työkanavalla, kuten väistämättä tapahtuu. Työryhmässä syntymäpäivälahjasta keskustelevat kollegat eivät ole luopuneet yksityiselämästään. Realistinen ohjeistus työntekijöille on käytännöllistä: pidä yksityiset keskustelut poissa työkanavista ja työlaitteista, sillä mitä selkeämpi erottelu on, sitä vahvempi on molempien osapuolten oikeudellinen asema.

Milloin kohdennettu pääsy on laillista

Työnantaja saattaa tiedustella tilanteita, joissa työnantaja saattaa tarkastella tilannetta, ja molempien osapuolten on hyvä tietää, miltä se näyttää. Kaava on aina sama: konkreettinen, selkeä epäily vakavasta väärinkäytöksestä, tutkinta, joka alkaa vähiten tunkeilevalla toimenpiteellä, ja suppea etsintä, joka dokumentoidaan sitä mukaa, kun se tapahtuu.

Oletetaan, että työntekijä epäilee asiakastiedostojen välittämistä kilpailijalle. Laillinen tutkinta alkaa objektiivisesta aineistosta: mitkä tiedostot ladattiin, milloin, miltä tililtä ja vastaako kaava epäilystä. Jos tämä vahvistaa tosiasiat, viesteihin ei koskaan puututa. Jos näin ei tapahdu ja jäljelle jäävään kysymykseen voidaan vastata vain viestinnän kautta, työnantaja määrittelee tutkinnan laajuuden etukäteen, rajaa sen asiaankuuluvaan ajanjaksoon ja asiaankuuluvaan kanavaan tarjoamallaan laitteistolla, teettää haun määritellyllä ryhmällä ja kirjaa perustelut. Työntekijän kohtaaminen löydösten kanssa ja heidän selityksensä kuuleminen on osa prosessia, ei valinnainen kohteliaisuus.

Saman tutkinnan laiton versio on tuttu. Valvontaohjelmisto asennetaan kokonaisen osaston puhelimiin, kuukausien keskusteluja luetaan toivoen, että jotain paljastuu, ja matkan varrella tutkitaan sellaisten ihmisten yksityisviestejä, joita ei koskaan epäilty mistään. Tämä rikkoo välttämättömyyden, suhteellisuuden ja toissijaisuuden periaatteet kerralla, eikä se, että se tuotti todisteita, korjaa sitä.

Salainen valvonta, jossa työntekijälle ei ilmoiteta asiasta etukäteen, on poikkeuksellista. Sitä voidaan harkita vain silloin, kun työntekijän tiedottaminen tekisi tarkoituksesta väärän, kun epäilys on vakava ja täsmällinen, kun toimenpide on ajallisesti ja laajuudeltaan rajattu ja kun työntekijälle ilmoitetaan jälkikäteen. Kaikki, mikä muuttuu pysyväksi salaiseksi järjestelyksi, on lakannut olemasta poikkeus.

Mitä tapahtuu laittomasti hankituille todisteille

Työntekijät usein olettavat, että yksityisyyden loukkaus tekee todisteista käyttökelvottomia. Alankomaissa siviilioikeudenkäynneissä, mukaan lukien työoikeudellisissa asioissa, tämä ei ole sääntö. Todistetoden selvittämisen etu on yleensä etusijalla, ja yksityisyyden suojaa koskevien sääntöjen vastaisesti hankitut todisteet hylätään vain poikkeuksellisissa olosuhteissa. Loukkauksella on seurauksia: se voi tukea erillistä vaatimusta, se vaikuttaa tuomioistuimen näkemykseen työnantajasta ja se voi kääntää hienovaraisesti punnitun irtisanomiskanteen työnantajaa vastaan. Mutta työntekijä, joka luottaa siihen, että aineisto yksinkertaisesti jätetään pois, luottaa yleensä väärään asiaan. Yksityisyyden ja irtisanomisen välistä vuorovaikutusta käsitellään artikkelissamme WhatsApp-viesteihin perustuvasta yhteenvetona tapahtuvasta irtisanomisesta.

Kun kollega luovuttaa viestit

Käytännössä työnantaja ei yleensä katso asiaa ollenkaan. Keskusteluun osallistuja lähettää kuvakaappauksen eteenpäin, tai kollega, jolle näytettiin jotain puhelimessa, ilmoittaa siitä. Tämä muuttaa analyysia, koska työnantaja ei ole päässyt käsiksi mihinkään; se on saanut tietoa.

Vastaanottaminen ei ole asian loppu. Siitä hetkestä lähtien, kun työnantajalla on aineisto hallussaan, se käsittelee henkilötietoja, ja samat kysymykset pätevät: onko olemassa oikeutettu etu käyttää sitä, onko sen käyttö tarpeen ja onko laajuus rajoitettu siihen, mitä kyseinen etu vaatii? Työnantaja, joka vastaanottaa yhden kuvakaappauksen ja vastaa pyytämällä koko keskustelua tai pyytämällä ilmoittavaa kollegaa jatkamaan keräämistä, on siirtynyt vastaanottamisesta seurantaan ja sen on täytettävä kaikki kriteerit.

Työntekijän asema on tässä heikompi kuin monet odottavat. Kollegalle lähetetty viesti on poistunut lähettäjän hallinnasta, ja vastaanottaja voi yleensä vapaasti välittää sen eteenpäin. Väite, että työnantaja on saanut viestin haltuunsa laittomasti, toimii harvoin, jos osallistuja on luovuttanut sen vapaaehtoisesti. Asiayhteydestä ja täydellisyydestä voidaan edelleen väitellä: pitkästä keskustelusta otettu neljän viestin kuvakaappaus on osittainen kuva, työnantaja tietää sen, ja työnantaja, joka toimii sen perusteella kysymättä loput tai kuulematta työntekijää, ei ole tutkinut asiaa asianmukaisesti. Kun työnantaja kohtaa tällaista materiaalia, turvallisin tapa on varmistaa koko keskustelu ilmoittajalta, kirjata, miten se hankittiin, ja kuulla työntekijää ennen johtopäätösten tekemistä.

Kolme tilannetta, jotka menevät säännöllisesti pieleen

Ensimmäinen on sairauspoissaolo. Työnantaja, joka lukee viestejä tai tarkistaa sosiaalisen median tietoja testatakseen, onko työntekijä todella sairas, käsittelee terveystietoja, joilla on vahvin suoja. Työnantaja voi kysyä, milloin työntekijä odottaa palaavansa ja onko työperäisillä syillä ollut osuutta asiaan; se ei saa kysyä sairauden luonteesta eikä kirjata sitä. Nämä kysymykset kuuluvat työpaikkalääkärille.

Toinen on epäilys salaisista sivutoiminnoista. Sivutyön kieltäminen riippuu sopimuksesta ja sivutyötä koskevista lakisääteisistä säännöistä, eikä viestien lukeminen ole lähes koskaan vähiten tunkeileva tapa selvittää, mitä joku tekee omalla ajallaan.

Kolmas on uudelleenjärjestely tai jo kärjistynyt konflikti. Kun riita on käynnissä, työnantaja, joka alkaa etsiä viestintäaineistoa käytettäväksi, tekee jotain, mitä tuomioistuin tulkitsee tiedoston kokoamiseksi tapauksen tutkinnan sijaan, ja tunkeutumista punnitaan sen mukaisesti.

Mitä tehdä, jos työnantajasi on lukenut viestisi

Toimi harkitusti äläkä poista mitään. Viestien poistaminen riidan syntymisen jälkeen näyttää salaamiselta, vaikka se ei sitä olisikaan, ja sitä voidaan käyttää sinua vastaan ​​myöhemmissä oikeudenkäynneissä.

Aloita selvittämällä, mitä tapahtui. Kysy työnantajalta kirjallisesti, millä perusteella viesteihin on päästy käsiksi, mitä tarkalleen ottaen on päästy käsiksi, kuka niitä on käyttänyt, milloin ja mihin tarkoitukseen, ja mitä aineistolle on tapahtunut sen jälkeen. Sinulla on oikeus näihin tietoihin rekisteröitynä, ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen tiedonsaantipyyntö velvoittaa työnantajan vastaamaan kuukauden kuluessa, jota voidaan pidentää kahdella kuukaudella monimutkaisten pyyntöjen osalta. Tämä vastaus on myös perusta kaikelle, mitä teet myöhemmin.

Valitse sitten reitti. Sisäinen valitus työnantajalle tai tietosuojavastaavalle, jos sellainen on, on nopein ja usein riittävä, jos tietoturvaloukkaus oli pikemminkin virhearvio kuin käytäntö. Työpaikkaneuvosto on oikea elin, jos ongelma on itse valvontajärjestelyssä eikä sinun yksilöllisessä tapauksessasi. Valitus Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle on maksuton ja kuka tahansa rekisteröity voi tehdä sen; viranomainen päättää itse, tutkiiko se asiaa, ja se on pikemminkin valvontareitti kuin keino saada korvausta.

Jos haluat korvausta tai määräyksen rikkomisen lopettamiseksi, siviilituomioistuin on toimivaltainen tuomioistuin. Yleinen tietosuoja-asetus antaa oikeuden korvaukseen rikkomuksesta aiheutuneesta aineellisesta ja aineettomasta vahingosta, ja hollantilaiset tuomioistuimet myöntävät rajoitettuja korvauksia aineettomasta vahingosta: pelkkä ahdinko ei riitä, ja menetys on näytettävä toteen. Työsuhteen yhteydessä tehokkaampi vaatimus ei usein ole lainkaan yksityisyyden suojaa koskeva vaatimus. Jos valvontaa käytetään irtisanomisen perusteena, väite työnantajan vakavasta toiminnasta voi olla huomattavasti arvokkaampi kuin pelkkä tietosuojavaatimus. Yleiskatsauksessamme Alankomaiden työntekijöiden oikeuksista esitetään laajempi tilanne.

Käytännön ohjeita työntekijöille

Sinua suojaavat tavat ovat vaatimattomia ja tehokkaita. Pidä yksityiset keskustelut omassa puhelimessasi ja yrityksen laitteiston ja verkkojen ulkopuolella, sillä juuri se tekee yksityisyyden odotuksesta ilmeisen eikä kiistanalaisen. Käsittele kaikkea työryhmässä kirjoitettua osana ammatillista arkistoa, koska se on sitä. Tarkista, tallennetaanko työhön liittyvien keskustelujen varmuuskopiot henkilökohtaiselle pilvitilillesi ja synkronoituvatko oman puhelimesi työsovellukset aiottua enemmän.

Jos sinua pyydetään luovuttamaan puhelin tai avaamaan sen lukitus, kysy millä perusteella, mitä tarkalleen ottaen tarkastellaan ja kuka tarkistaa. Kirjoita vastaus kirjallisesti. Yksityisen laitteen lukituksen avaamisesta kieltäytyminen on oikeus; yrityksen laitteen tapauksessa pyydä, että tarkastuksen laajuus määritellään ja että tarkistus suoritetaan läsnä ollessasi. Jos sinua pyydetään asentamaan hallintaohjelmisto omaan puhelimeesi, kysy, mitä se voi nähdä ja mitä tapahtuu, kun lähdet pois.

Käytännön ohjeita työnantajille

Tämän tekeminen oikein ei ole kallista; sen tekeminen huonosti on. Työjärjestys on kiinteä. Kirjoita ensin käytäntö, jossa kuvataan, mitä seurataan, miksi, kuka valvoo ja kuinka kauan tietoja säilytetään. Hanki työpaikkaneuvoston suostumus järjestelylle ennen sen käyttöönottoa ja kirjaa suostumus. Suorita tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi, jos seuranta on järjestelmällistä tai laaja-alaista.

Kun ilmenee vaaratilanne, vastusta vaistoa tutkia asiaa välittömästi. Määrittele kysymys, käytä kaikki objektiiviset lähteet ja jos viestejä todella tarvitaan, määritä niiden laajuus kirjallisesti ennen kuin avaat mitään: ajanjakso, kanava, osallistujat, hakusanat, tulokset näkemään valtuutetut henkilöt. Kuuntele työntekijää. Pidä materiaali turvallisesti, käytä sitä vain siihen tarkoitukseen, joka oikeutti sen keräämisen, ja poista se, kun kyseinen tarkoitus on täytetty.

Kaksi virhettä toistuu. Ensimmäinen on laitteen omistamisen käsitteleminen lisenssinä, mitä se ei ole. Toinen on perustelun jälkikäteen kirjoittaminen siten, että oikeutettu etu kirjataan ylös vasta työntekijän valituksen jälkeen, mikä lukee täsmälleen niin kuin se on. Työnantaja, joka pystyy esittämään käytännön, työpaikkaneuvoston suostumuksen, kirjallisen laajuuspäätöksen ja selvityksen tutkituista asioista, on vahvassa asemassa, vaikka itse tutkimuksessa ei löytyisi mitään. Alankomaiden tietosuojalainsäädäntöön liittyvä oppaamme kattaa asiaan liittyvät velvoitteet.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Law & More neuvoo työntekijöitä ja työnantajia työpaikan valvonnan suhteen, viestien tarkastuksen laillisuuden arvioinnista sellaisen käytännön laatimiseen, joka kestää työpaikkaneuvoston ja Alankomaiden tietosuojaviranomaisen tarkastelun. Jos valvonta on johtanut irtisanomiseen, arvioimme molemmat vaiheet yhdessä. Ota yhteyttä työvoimalakimiehet keskustelemaan tilanteestasi.

Miten Law & More voi auttaa sinua tässä, selitetään meidän työlakimies sivu.