Alankomaiden lain mukainen yritysjohtamiskehys

Yritysjohtamisjärjestelmä on joukko sääntöjä, jotka määrittävät, kuka yrityksessäsi päättää mistäkin, kuka valvoo ja miten johtajat ovat vastuussa päätöksistään. Alankomaissa suurin osa tästä kehyksestä on säädetty laissa Alankomaiden siviililain (Burgerlijk Wetboek, BW) toisessa kirjassa; Alankomaiden yritysjohtamiskoodi lisää sitovia "noudata tai selitä" -sääntöjä vain listatuille yhtiöille.

Yksityisen osakeyhtiön (bv) viitekehyksen muodostavat pääasiassa yhtiöjärjestys, osakassopimus ja muutamia sisäisiä sääntöjä. Listautuneella tai suurella yhtiöllä viitekehykseen kuuluu myös valvontarakenne, valiokunnat ja laajat raportointivelvollisuudet. Alla selitämme oikeudelliset rakennuspalikat, mahdolliset valinnat ja vaiheet toimivan viitekehyksen luomiseksi.

Miksi hallintomallilla on merkitystä?

Selkeä viitekehys estää kiistat vallasta ja suojaa johtajia vastuulta. Se osoittaa myös sijoittajille, pankeille ja sääntelyviranomaisille, että päätökset tehdään harkiten.

Alankomaiden lain mukaan johtajien on suoritettava tehtävänsä asianmukaisesti (BW 2:9 artikla). Jos päätös menee pieleen, kysymys kuuluu, toimiko johtaja asianmukaisella huolellisuudella, ottiko oikeat tiedot huomioon ja noudattiko sisäisiä sääntöjä. Kehys, joka tallentaa kuka päättää mitä ja millä perusteella, on paras todiste siitä, että näin oli.

Se estää myös yleisen konfliktin lähteen. Monissa osakkeenomistajien riidoissa taustalla oleva ongelma ei ole huono päätös, vaan epävarmuus siitä, kenellä oli oikeus tehdä se. Selkeät säännöt valtuuksista, hyväksynnästä ja tiedonsaannista estävät tämän epävarmuuden.

Mitä Alankomaiden laki sanoo yhtiön osuudesta?

Johtajien on toimittava yhtiön ja sen liiketoiminnan edun mukaisesti (vennootschappelijk belang). Se ei ole pelkästään osakkeenomistajien etu.

Korkein oikeus (Hoge Raad) vahvisti Cancun-tuomiossa (ECLI:NL:HR:2014:797), että johtajien on otettava huomioon kaikkien yhtiössä mukana olevien, kuten osakkeenomistajien, työntekijöiden ja velkojien, edut. Yhtiön etua palvellessaan johtajien on vältettävä vahingoittamasta näitä sidosryhmiä tarpeettomasti tai suhteettomasti.

Tämä sidosryhmämalli kulkee läpi Alankomaiden yhtiöoikeuden. Se selittää, miksi yritysneuvostolla on todellista vaikutusvaltaa, miksi suuren yrityksen hallintoneuvoston on punnittava myös työntekijöiden etuja ja miksi Alankomaiden hallinnointikoodi viittaa pitkän aikavälin arvonluontiin lyhyen aikavälin osakkeenomistajien tuoton sijaan.

Yksi- vai kaksikerroksinen lauta: kumpi rakenne sopii?

Alankomaiden laki sallii molemmat. Kaksitasoisessa rakenteessa hallitus johtaa yhtiötä ja erillinen hallintoneuvosto (raad van commissarissen) valvoo sitä; yksitasoisessa rakenteessa johtoryhmä ja ulkopuoliset jäsenet istuvat yhdessä hallituksessa.

Kaksikerroksinen hallitus

Kaksitasoinen hallitus on perinteinen hollantilainen malli. Johtoryhmä (bestuur) johtaa yhtiötä. Hallintoneuvosto valvoo johtoa ja yleistä asioiden kulkua sekä neuvoo johtoryhmää.

Myös hallintoneuvoston jäsenten on toimittava yhtiön edun mukaisesti. He eivät ole heidät nimittäneiden osakkeenomistajien edustajia. Heidän velvollisuutensa on valvoa itsenäisesti, esittää kriittisiä kysymyksiä ja olla asianmukaisesti informoituja.

Yhden tason hallitus

1. tammikuuta 2013 lähtien bv tai nv on voinut valita yksitasoisen hallituksen (BW:n 2:129a ja 2:239a artikla). Toimitusjohtajat johtavat yhtiötä; toimitukseen osallistumattomat hallituksen jäsenet valvovat sitä.

Laki edellyttää, että yksiportaisen hallituksen puheenjohtajana toimii toimivaan johtoon kuulumaton johtaja ja että työnjako kirjataan yhtiöjärjestykseen tai hallituksen sääntöihin. Yksiportaisen mallin valitsevat usein kansainväliset ryhmät, jotka tuntevat sen, mutta se edellyttää selkeät sopimukset tiedoista ja vastuusta. Periaatteessa kaikki johtajat jakavat kollektiivisen vastuun, minkä vuoksi asianmukainen työnjako on tärkeää toimimaan kuulumattomille johtajille.

Milloin valvontarakenne on pakollinen?

Useimmissa yksityisissä yhtiöissä hallintoneuvosto on valinnainen. Suurten yhtiöiden järjestelmässä (rakennejärjestelmä) siitä tulee pakollinen, kun yhtiö täyttää lakisääteiset kriteerit kolmena peräkkäisenä vuonna.

Nämä kriteerit ovat lyhyesti sanottuna: liikkeeseen laskettu pääoma ja varaukset ylittävät lakisääteisen kynnysarvon, lakisääteisen velvoitteen nojalla perustettu yritysneuvosto ja vähintään 100 työntekijää Alankomaissa (BW:n 2:153 ja 2:263 artikla). Järjestelmän piiriin kuuluvalla yrityksellä on oltava hallintoneuvosto tai yksitasoinen hallitus, jolla on vastaavat valtuudet. Hallintoneuvosto saa sitten valtuudet, kuten nimittää ja erottaa johtajia koko järjestelmän puitteissa, ja yritysneuvostolla on oikeus suositella kolmasosaa valvovista jäsenistä. Tietyille kansainvälisille konserniyhtiöille on poikkeuksia ja lievennetty järjestely.

Kuka päättää mistä: osakkeenomistajat, hallitus ja esimies?

Yhtiökokous (algemene vergadering) nimittää ja erottaa johtajat, hyväksyy tilinpäätöksen ja päättää yhtiöjärjestyksen muutoksista. Hallitus johtaa yhtiötä ja edustaa sitä.

Bv:n yhtiökokous on pidettävä vähintään kerran vuodessa kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä (BW:n 2:218 artikla). Yhtiöjärjestyksessä voidaan antaa yhtiökokoukselle valtuudet antaa ohjeita hallitukselle. Hallituksen on noudatettava näitä ohjeita, elleivät ne ole ristiriidassa yhtiön edun kanssa (BW:n 2:239(4) artikla).

Useimmat puitesopimukset sisältävät luettelon varatuista asioista: päätöksistä, jotka vaativat yhtiökokouksen tai hallintoneuvoston ennakkohyväksynnän. Esimerkkejä ovat tietyn summan ylittävät yritysostot, merkittävän velan ottaminen, uusille markkinoille pääsy ja ylimmän johdon nimittäminen. Tällaiset hyväksyntäoikeudet toimivat sisäisesti. Kolmansiin osapuoliin nähden yhtiötä edustamaan valtuutettu johtaja voi yleensä edelleen sitoa sitä, vaikka sillä ei olisikaan sisäistä hyväksyntää (BW:n 2:240(3) artikla). Osakassopimusta käsittelevässä artikkelissamme selitetään, miten osakkeenomistajat voivat kirjata keskenään lisäjärjestelyjä.

Miten päätösoikeudet kirjataan?

Kirjaa perussäännöt yhtiöjärjestykseen ja yksityiskohdat hallituksen sääntöihin ja hyväksymismatriisiin. Näin yhtiöjärjestys pysyy vakaana, ja päivittäisiä sääntöjä voidaan mukauttaa.

Käytännönläheisessä hyväksymismatriisissa esitetään päätöstyypeittäin kuka valmistelee sen, kuka päättää ja kenen on hyväksyttävä se, sekä rahalliset kynnysarvot ja yhteisallekirjoitussäännöt. Se myös kirjaa, miten ristiriitoja käsitellään ja miten päätökset kirjataan. Pöytäkirjat ja päätösmuistiot ovat myöhemmin todiste siitä, että hallitus on toiminut huolellisesti.

Mitä tehtäviä ohjaajilla on?

Johtajien on suoritettava tehtävänsä asianmukaisesti, toimittava yhtiön edun mukaisesti ja pysyttävä poissa päätöksistä, joissa heillä on ristiriitainen henkilökohtainen etu. Näiden velvollisuuksien rikkominen voi johtaa henkilökohtaiseen vastuuseen.

Eturistiriitoja

Johtokunnan jäsen, jonka suora tai epäsuora henkilökohtainen etu on ristiriidassa yhtiön edun kanssa, ei saa osallistua neuvotteluihin ja päätöksentekoon (BW:n 2:129(6) ja 2:239(6) §). Jos hallituksen päätöstä ei voida tämän seurauksena tehdä, tekee päätöksen hallintoneuvosto tai, jos sellaista ei ole, yhtiökokous, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä.

Lähipiiriliiketoimet, kuten johtajan oman yrityksen tai merkittävän osakkeenomistajan kanssa, ansaitsevat erillisen menettelyn. Kirjaa kuka ilmoitti omistusosuuden, kuka teki päätöksen ja millä ehdoilla. Listayhtiöille laki lisää erityisiä sääntöjä olennaisista lähipiiriliiketoimista.

Johtajien vastuu

Johtaja on vastuussa yhtiölle vain, jos häntä voidaan vakavasti syyttää (ernstig verwijt) tehtäviensä puutteellisesta suorittamisesta. Kolmansiin osapuoliin ja konkurssiin nähden voidaan soveltaa tiukempia sääntöjä.

Konkurssissa johtajat voidaan pitää yhteisvastuussa alijäämästä, jos he ovat selvästi suorittaneet tehtävänsä väärin ja tämä on konkurssin tärkeä syy (BW:n 2:248 artikla). Asianmukaisen kirjanpidon laiminlyönti tai tilinpäätöksen toimittamatta jättäminen ajoissa luo oikeudellisen olettaman siitä, että tehtävät on suoritettu väärin. Yksityinen osakeyhtiö voi jakaa osakkeenomistajille voittoa vain, jos hallitus hyväksyy sen ja yhtiö voi jatkaa velkojensa maksamista sen jälkeen (BW:n 2:216 artikla). Johtajien vastuuta ja yhtiöoikeuden taloudellista turvaa käsittelevissä artikkeleissamme käsitellään näitä riskejä tarkemmin.

Hyvä viitekehys vähentää näitä riskejä. Se dokumentoi, mitä tietoja hallituksella oli, miten riskit arvioitiin ja kuka hyväksyi päätöksen. Yhtiökokouksen myöntämä vastuuvapaus sekä johtajien ja toimihenkilöiden vakuutus voivat tarjota lisäsuojaa, mutta vain tietyissä rajoissa.

Miten järjestätte riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan?

Hallitus on vastuussa keskeisten riskien tunnistamisesta ja niiden pitämisestä hyväksyttävissä rajoissa. Hallintoneuvosto tai ulkopuoliset hallituksen jäsenet valvovat tätä.

Monet yritykset käyttävät tunnustettuja malleja, kuten COSOa sisäiseen valvontaan, ISO 31000 -standardia riskienhallintaan ja kolmilinjaista varmennusmallia. Tässä mallissa johto omistaa ja hallitsee riskejä, riski- tai vaatimustenmukaisuustoiminto asettaa politiikat ja haasteet, ja sisäinen tarkastus tarjoaa hallitukselle riippumattoman varmennuksen.

Pienemmässä yrityksessä yksinkertaisempi järjestelmä toimii: maksujen vastuualueiden erottaminen, tietyn summan ylittävät neljän silmän periaate, kuukausittainen tilinpäätös ja lyhyt riskirekisteri omistajien kanssa. Keskeistä on, että hallitus voi osoittaa tunteneensa tärkeimmät riskit ja toimineensa niiden mukaisesti.

Mitä sinun tulisi järjestää eheyden ja väärinkäytösten paljastamisen varmistamiseksi?

Työnantajilla, joilla on vähintään 50 työntekijää, on oltava sisäinen ilmoitusmenettely epäiltyjen väärinkäytösten varalta ilmiantajien suojelulain (Wet bescherming klokkenluiders) nojalla. Ilmoittajia suojellaan kostotoimilta.

Käytännesäännöt määrittelevät eturistiriitoja, lahjoja ja lahjonnan torjuntaa koskevat säännöt. Ilmoituskanava toimii vain, jos ihmiset luottavat siihen. Tämä edellyttää luottamuksellista käsittelyä, selkeää tutkintamenettelyä sekä hallitusta tai komiteaa, joka seuraa ilmoituksia ja niistä saatuja kokemuksia.

Mikä on työpaikkaneuvoston ja muiden sidosryhmien rooli?

Alankomaissa 50 tai enemmän työntekijää työllistävän yrityksen on perustettava yritysneuvosto (ondernemingsraad) yritysneuvostolain (Wet op de ondernemingsraden, WOR) nojalla. Yritysneuvostolla on oikeus tulla kuulluksi tärkeistä taloudellisista päätöksistä ja oikeus antaa suostumuksensa tärkeistä työoikeudellisista säännöistä.

Neuvontaoikeus kattaa päätökset, jotka koskevat esimerkiksi määräysvallan siirtoa, uudelleenjärjestelyä, merkittävää sijoitusta tai johtajan nimittämistä tai erottamista (WOR:n artikla 25 ja 30). Neuvontaa on pyydettävä vaiheessa, jossa sillä on vielä vaikutusta päätökseen. Suostumuksen oikeus kattaa järjestelyt, kuten eläkkeet, työajat ja henkilöstön seurantajärjestelmät (WOR:n artikla 27). Nämä oikeudet on sisällytettävä päätösten suunnitteluun, ei jälkikäteen.

Osakkeenomistajat käyttävät oikeuksiaan yhtiökokouksessa. Myös listatut yhtiöt ylläpitävät sijoittajadialogia. Pankeilla ja muilla rahoittajilla on usein laina-asiakirjojen mukainen tiedonsaanti- ja hyväksymisoikeus, mikä tulisi heijastaa hyväksymismatriisissa.

Mitä raportointivelvollisuuksia sovelletaan?

Jokaisen bv:n ja nv:n on laadittava tilinpäätös ja koosta riippuen toimintakertomus ja toimitettava ne kauppakamarille (KvK). Suurempien yritysten on myös tarkastettava tilinpäätöksensä.

Bv:n hallitus laatii tilinpäätöksen viiden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä; yhtiökokous voi pidentää tätä enintään viidellä kuukaudella (BW:n 2:210 artikla). Hyväksymisen jälkeen tilinpäätös on toimitettava KvK:lle kahdeksan päivän kuluessa ja joka tapauksessa kahdentoista kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Myöhästynyt toimittaminen voi johtaa sakkoon ja konkurssissa edellä mainittuun olettamukseen epäasianmukaisesta hallinnosta.

EU:n yritysvastuuraportointidirektiivin (CSRD) mukainen kestävän kehityksen raportointi koskee suuria ja listattuja yrityksiä. EU muutti sen soveltamisalaa ja aikataulua vuonna 2025, joten tarkista, kuuluuko yrityksesi sen piiriin ja milloin.

Milloin Alankomaiden hallinnointikoodia sovelletaan?

Koodia sovelletaan listattuihin yhtiöihin, joiden rekisteröity toimipaikka on Alankomaissa. Niiden on ilmoitettava toimintakertomuksessaan, noudattavatko ne koodin periaatteita ja parhaita käytäntöjä koskevia määräyksiä, ja selitettävä mahdolliset poikkeamat.

Tällä ”noudata tai selitä” -velvollisuudella on lakisääteinen perusta BW:n 2:391 artiklassa ja siihen liittyvässä toimintakertomuksen sisällöstä annetussa asetuksessa. Nykyinen koodin versio on peräisin joulukuulta 2022, ja siinä kiinnitetään enemmän huomiota kestävään pitkän aikavälin arvonluontiin, monimuotoisuuteen ja yrityksen kulttuuriin. Yritysjohtamisen seurantakomitea raportoi siitä, miten yritykset soveltavat sitä.

Listaamattomat yritykset eivät ole sidottuja ohjeistukseen, mutta monet käyttävät sitä referenssinä esimerkiksi valmistautuessaan sijoittajien tapaamiseen tai myyntiin. Valitse kokoasi sopivat elementit sen sijaan, että kopioisit koko ohjeiston.

Monimuotoisuus hallituksessa

Listautuneen yhtiömuodon hallintoneuvoston jäsenistä vähintään yksi kolmasosa on oltava miehiä ja vähintään yksi kolmasosa naisia ​​1. tammikuuta 2022 alkaen. Nimitys, joka ei täytä tätä vaatimusta, on mitätön.

Suurten nv- ja bv-yhtiöiden on myös asetettava asianmukaiset ja kunnianhimoiset tavoitteet sukupuolten tasa-arvolle hallituksessaan, hallintoneuvostossaan ja ylimmässä johdossaan, laadittava suunnitelma niiden saavuttamiseksi ja raportoitava tästä vuosittain sosiaali- ja talousneuvostolle (SER).

Mitkä EU:n säännöt vaikuttavat hallintotapaan?

Alankomaiden yhtiöoikeuden lisäksi useat EU:n säännöt asettavat vastuuta suoraan hallitukselle. Tärkeimmät koskevat tietosuojaa, kyberturvallisuutta ja tekoälyä.

• Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) edellyttää, että yritys pystyy osoittamaan vaatimustenmukaisuuden, nimittää tietosuojavastaavan tietyissä tapauksissa ja ilmoittaa tietoturvaloukkauksista Alankomaiden tietosuojaviranomaiselle (Autoriteit Persoonsgegevens) 72 tunnin kuluessa.
• Alankomaissa kyberturvallisuuslailla (Cyberbeveiligingswet) pantu NIS2-direktiivi edellyttää, että direktiivin soveltamisalaan kuuluvat tahot toteuttavat kyberturvallisuustoimenpiteitä, jotka johtoelin hyväksyy ja valvoo.
• EU:n tekoälylaki, joka tuli voimaan 1. elokuuta 2024 ja jota sovelletaan vaiheittain, asettaa tekoälyjärjestelmiä kehittäville tai käyttäville yrityksille velvollisuuksia riskitasosta riippuen.

Määrää vastuu jokaisesta näistä alueista nimetylle hallituksen jäsenelle ja varmista, että hallitus saa säännöllisiä raportteja.

Miten räätälöit hallintoa yrityksellesi sopivaksi?

Pidä viitekehys oikeasuhtaisena. Startup-yritys tarvitsee selkeät päätösoikeudet ja peruskontrollit; ulkomaisia ​​tytäryhtiöitä omaava konserni tarvitsee yhteisen lähtötason paikallisilla lisäyksillä.

Pienyritykset, scale-upit ja perheyritykset

Pienemmille yrityksille olennaisia ​​ovat selkeä toimivallan jako, yksinkertainen talousvalvonta ja läpinäkyvä raportointi osakkeenomistajille. Neuvoa-antava toimikunta voi olla ensimmäinen askel kohti itsenäistä valvontaa ennen sijoittajien liittymistä.

Perheyrityksissä hallinto kattaa myös perheen ja yrityksen välisen suhteen: ketkä voivat työskennellä yrityksessä, miten seuraajat valitaan ja mitä osinko- ja irtisanomissääntöjä sovelletaan. Tämän kirjaaminen varhain estää myöhemmin perheen haarojen välisiä konflikteja.

Konsernit ja rajat ylittävät toiminnot

Konsernissa emoyhtiö määrittelee perusperiaatteet ja varatut asiat. Jokaisen tytäryhtiön hallituksen on edelleen toimittava oman yhtiönsä edun mukaisesti.

Tällä jännitteellä on käytännössä merkitystä. Emoyhtiön antama ohje, joka vahingoittaa tytäryhtiötä, esimerkiksi siirtämällä varoja pois siitä, voi altistaa tytäryhtiön johtajat vastuulle. Pidä keskitettyä rekisteriä johtajista, allekirjoittajista ja rekisteröintipäivistä ja varmista, että paikalliset hallitukset todella kokoontuvat ja tekevät päätöksiä.

Säätiöt ja yhdistykset

Oikeushenkilöiden hallintoa ja valvontaa koskeva laki (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen, WBTR) on 1. heinäkuuta 2021 alkaen soveltanut säätiöihin ja yhdistyksiin vastaavia velvollisuuksia, eturistiriitoja ja vastuuta koskevia sääntöjä.

Miten hallintomalli rakennetaan askel askeleelta?

Aloita oikeudellisesta rakenteesta ja valtuuksien jaosta, lisää sitten riskienhallinta, raportointi ja arviointi. Pidä jokainen vaihe dokumentoituna.

• Kartoita oikeudellinen rakenne: yhteisöt, yhtiöjärjestys, osakassopimus ja kaikki sovellettavat lakisääteiset järjestelmät, kuten suuryhtiöjärjestelmä.
• Valtuuksien jako: hallituksen rakenne, varatut asiat, hyväksymismatriisi ja allekirjoitussäännöt.
• Hyväksy keskeiset käytännöt: käytännesäännöt, eturistiriidat, ilmiantaminen, yksityisyys ja kyberturvallisuus.
• Riskienhallinta- ja sisäinen valvonta sekä omistajien ja säännöllisten hallitukselle raportointi.
• Suunnitelmaraportointi: tilinpäätös, ilmoitusmääräajat ja tarvittaessa kestävän kehityksen raportointi.
• Kouluta johtajia ja päälliköitä ja tarkista viitekehys vuosittain ja jokaisen merkittävän tapahtuman jälkeen.

Mitä virheitä sinun tulisi välttää?

Yleisin ongelma on vain paperilla olemassa oleva kehys. Sääntöjä, joita ei noudateta, voidaan myöhemmin käyttää pelilautaa vastaan.

Muita yleisiä virheitä ovat epäselvät päätösoikeudet, yhtiöjärjestyksen hyväksymisvaatimukset, joita kukaan ei tarkista, hallituksen kokoukset ilman pöytäkirjoja, eturistiriitojen ilmoittamatta jättäminen ja yritysneuvoston oikeudet, jotka unohdetaan, kunnes päätös on jo tehty. Jokainen näistä voi johtaa riitaan osakkeenomistajien kanssa, päätöksen riitauttamiseen tai vastuuvaatimuksiin.

Yhteenvetona

• Yrityshallinnon viitekehyksessä määritellään kuka päättää, kuka valvoo ja miten johtajat vastaavat päätöksistään.
• Alankomaissa keskeiset säännöt ovat toisessa BW-kirjassa; Alankomaiden hallinnointikoodia sovelletaan listattuihin yhtiöihin noudattamis- tai selitysperiaatteen mukaisesti.
• Johtajien on toimittava yhtiön edun mukaisesti, mukaan lukien työntekijöiden, velkojien ja muiden sidosryhmien edut.
• Voit valita kaksi- tai yksiportaisen hallituksen välillä; suurten yhtiöiden järjestelmässä valvonta on pakollista.
• Kirjaa valtuudet yhtiöjärjestykseen, hallituksen sääntöihin ja hyväksymismatriisiin ja ota työpaikkaneuvosto mukaan ajoissa.

Lakisääteiset säännöt löytyvät Alankomaiden siviililain toisesta osasta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Law & More neuvoo hollantilaisia ​​ja kansainvälisiä yrityksiä hallitusrakenteisiin, yhtiöjärjestykseen, hyväksymissääntöihin ja johtajien velvollisuuksiin liittyen yritysjuridiikan tiimiEtkö ole varma tilanteestasi? Kerro meille tilanteestasi. Kerromme sinulle vaihtoehdoistasi yhden arkipäivän kuluessa.