Rajat ylittävä etätyö ja EU:n etätyötä koskeva puitesopimus: mitä Alankomaiden työnantajien on tiedettävä

Työntekijä pyytää saada työskennellä kaksi päivää viikossa Antwerpenistä tai vanhempiensa luota Puolasta. Kuulostaa aikataulukysymykseltä. Se ei ole sitä: rajat ylittävä etätyö koskettaa samanaikaisesti kolmea erillistä oikeusjärjestelmää, ja kolmella eri maalla voi kullakin olla korvausvaatimus. Tässä artikkelissa esitetään, miten kysymys käsitellään oikeassa järjestyksessä, mitä EU:n puitesopimus rajat ylittävästä etätyöstä ratkaisee ja mitä se ei ratkaise, ja mitä työnantajan tulisi tietää ennen myöntävää vastausta.

Kolme kysymystä, kolme mahdollista vastausta, kolme eri maata

Yleisin virhe on rajat ylittävän etätyön käsitteleminen yhtenä kysymyksenä. Kyseessä on kolme kysymystä, joita säännellään eri instrumenteilla ja joista päätetään erikseen:

• Minkä maan sosiaaliturvajärjestelmä kattaa työntekijän? Binääri, periaatteessa täsmälleen yksi vastaus.
• Minkä maan työllistämislaki hallitsee parisuhdetta? Ei binäärinen: valittua lakia voidaan soveltaa, kun taas toisen maan pakottavat säännöt syrjäyttävät osia siitä.
• Missä työntekijää verotetaan, ja syntyykö työnantajalle verotettavan läsnäolon? Kaksi kysymystä, ja työnantajan altistuminen unohtuu.

Belgiassa asuva hollantilaisen yrityksen palveluksessa oleva työntekijä työskentelee kolme päivää kotoa käsin ja kaksi kotimaassa. Eindhoven, voi päätyä vakuutetuksi Alankomaissa, Belgian pakollisen vakuutusturvan suojaamana työllistämislaki ja verotetaan osittain kummassakin. Näin järjestelmä toimii suunnitellusti.

Sosiaaliturva ensin

Aloita tästä: vastaus on selkein ja se tehostaa paperityötä. EU:ssa, ETA:ssa ja Sveitsissä asetus 883/2004 koordinoi kansallisia järjestelmiä. Se ei yhdenmukaista, vaan kohdentaa.

Yksi järjestelmä kerrallaan

Asetuksen 883/2004 11 artiklan ohjaava periaate on, että henkilöön sovelletaan vain yhden jäsenvaltion lainsäädäntöä. Oletusarvoinen sääntö on lex loci laboris : olet vakuutettu siellä, missä tosiasiallisesti työskentelet, riippumatta siitä, missä asut tai missä työnantajasi on sijoittautunut. Saksassa asuva, mutta kokonaan hollantilaisessa toimistossa työskentelevä työntekijä on vakuutettu Alankomaissa.

Työskentely kahdessa tai useammassa jäsenvaltiossa

Etätyö rikkoo yksinkertaisen tapauksen, ja asetuksen 883/2004 13 artikla ottaa vallan. Kun työntekijä harjoittaa toimintaa kahdessa tai useammassa jäsenvaltiossa, testinä on, tehdäänkö huomattava osa työstä asuinvaltiossa. Asetuksen 987/2009 14 artiklan mukaan tämä kynnys on 25 % työajasta tai palkasta, joka arvioidaan seuraavien kahdentoista kuukauden aikana.

• Alle 25 % asuinpaikkakunnalla: työntekijä pysyy vakuutettuna siellä, missä työnantajalla on rekisteröity toimipaikka. Alankomaalaisen työnantajan osalta Alankomaiden sosiaaliturva jatkuu.
• 25 % tai enemmän: Toimivalta siirtyy asuinvaltiolle, ja hollantilaisen työnantajan on rekisteröidyttävä ja maksettava siellä vakuutusmaksuja kyseisen maan verokantojen mukaisesti.

Tuo käännekohta onkin koko ongelma. Yksi ylimääräinen etätyöpäivä viikossa voi siirtää työntekijän kokonaan pois Alankomaiden sosiaaliturvasta, millä on seurauksia eläkkeen kertymiseen, sairausvakuutukseen ja vakuutusmaksuihin. Mikään tässä ei ole asteittaista.

EU:n puitesopimus rajat ylittävästä etätyöstä

Puitesopimus on olemassa tämän jyrkänteen reunan pehmentämiseksi. Se on asetuksen 883/2004 16 artiklan nojalla tehty monenvälinen sopimus, jonka avulla jäsenvaltiot voivat sopia poikkeuksista tavanomaisiin jakosäännöihin tiettyjen henkilöiden tai henkilöryhmien osalta.

Mitä se tekee

Sopimuksen soveltuvin osin se sallii työntekijän, joka tavallisesti tekee etätyötä asuinvaltiostaan, pysyä vakuutettuna siinä valtiossa, jossa työnantajan rekisteröity toimipaikka sijaitsee, vaikka 25 prosentin huomattavan aktiivisuuden kynnys olisi ylittynyt. Sopimuksen ehtona on, että rajat ylittävä etätyö asuinvaltiossa on alle 50 prosenttia kokonaistyöajasta . Tämä on ainoa prosenttiosuus, jonka sopimus itse asettaa. 25 prosenttia ei ole sopimuksen ehto, vaan asetuksen 883/2004 13 artiklan mukainen huomattavan aktiivisuuden kynnys, jonka alittuessa työntekijä pysyy vakuutettuna työnantajan valtiossa ilman, että mihinkään sopimukseen vedotaan. Käytännössä sopimus vastaa siis 25–50 prosentin vaihteluväliä.

Edellytykset

• Molempien valtioiden on oltava allekirjoittajia. Kirjoitushetkellä 23 valtiota on allekirjoittanut sopimuksen: Itävalta, Belgia, Kroatia, Tšekki, Viro, Suomi, Ranska, Saksa, Irlanti, Italia, Liechtenstein, Liettua, Luxemburg, Malta, Alankomaat, Norja, Puola, Portugali, Slovakia, Slovenia, Espanja, Ruotsi ja Sveitsi. Useimmat sovelsivat sitä 1. heinäkuuta 2023 alkaen; Slovenia 1. syyskuuta 2023 alkaen, Italia 1. tammikuuta 2024 alkaen, Liettua 1. toukokuuta 2024 alkaen, Irlanti 1. kesäkuuta 2024 alkaen ja Viro 1. helmikuuta 2026 alkaen. Tanska, Kreikka, Unkari, Bulgaria, Romania, Kypros, Latvia ja Islanti eivät ole allekirjoittajavaltioita, ja Yhdistynyt kuningaskunta on ilmoittanut, ettei se aio allekirjoittaa sitä.
• Se ei ole automaattinen. Asia, jonka työnantajat useimmiten unohtavat: se ei toimi lain voimalla tosiasioiden perusteella. Pyyntö on toimitettava työnantajan ja työntekijän suostumuksella sen valtion toimivaltaiselle laitokselle, jonka lainsäädäntöä haetaan – hollantilaisen työnantajan tapauksessa Sociale Verzekeringsbankille. Ilman pyyntöä sovelletaan tavanomaisia ​​sääntöjä ja työntekijä voi yksinkertaisesti olla vakuutettu ulkomailla.
• Tuloksena on A1-todistus. Kannettava asiakirja, joka osoittaa, minkä valtion lainsäädäntöä sovelletaan: se, mitä ulkomainen tarkastusviranomainen pyytää, ja ainoa käytännön todiste järjestelyn tekemisestä.
• Se kattaa vain etätyön. Se koskee etätyötä, joka tehdään asuinvaltiosta käyttäen tietotekniikkaa yhteydenpitoon työnantajan työympäristöön, ei asiakaskäyntejä, työmaalla työskentelyä, myyntitoimintaa tai sinne ajamista. Työntekijä, joka tekee etätyötä 40 % työajasta ja käy myös asiakkaiden luona kyseisessä maassa, ei kuulu sen piiriin.
• Se on vaikutukseltaan molemminpuolinen. Se käsittelee vain kahden valtion tapausta: asuinvaltiota ja työnantajavaltiota.

Sopimus ei ole staattinen, eikä yllä oleva luettelokaan: Viro liittyi sopimukseen vasta 1. helmikuuta 2026 alkaen. Allekirjoittajataulukon ja voimassa olevan tekstin julkaisee Belgian liittovaltion sosiaaliturvalaitos, joka ylläpitää osallistujavaltioiden allekirjoittajaluetteloa, ja SVB julkaisee Alankomaiden kannan. Tarkista molemmat ennen kuin luotat sopimukseen uuden järjestelyn tekemiseksi tai uusit siitä riippuvan A1-lomakkeen, sen sijaan, että oletat, että se, mikä oli totta järjestelyn tekohetkellä, pitää edelleen paikkansa.

Myöhässä tehty pyyntö ei välttämättä ole kadonnut. SVB hyväksyy takautuvia pyyntöjä jopa kolmen kuukauden ajalta, edellyttäen, että maksuja on tosiasiallisesti maksettu johdonmukaisesti siinä valtiossa, jonka lainsäädäntöä haetaan kyseisenä aikana. Palkkatarkastuksessa havaittu aukko olisi siksi korjattava välittömästi, koska sen laillistamiseen on lyhyt aika.

Kun puitesopimusta ei sovelleta

Jos kumpikaan valtio ei ole allekirjoittanut sopimusta, jos työntekijä työskentelee kolmannesta valtiosta, jos etätyön osuus on 50 % tai jos asuinvaltiossa harjoitetaan muuta kuin etätyötä, normaalit säännöt jatkuvat: 25 % ylitetään asuinvaltiossa ja työntekijä on vakuutettu siellä, ja hollantilaisen työnantajan on rekisteröidyttävä ulkomaiseksi työnantajaksi ja maksettava maksut paikallisesti. Yksilöllistä poikkeusta voidaan edelleen hakea asetuksen 883/2004 16 artiklan nojalla, mutta se edellyttää molempien valtioiden sopimusta, on harkinnanvaraista ja hidasta. EU:n, ETA:n ja Sveitsin ulkopuolella voidaan soveltaa kahdenvälistä sopimusta; jos Alankomailla ei ole sellaista, kaksoisvakuutus tai vakuutusturvan aukko on realistinen.

Työoikeus: Rooma I -asetus ja säännöt, joista ei voi luopua sopimuksella

Sosiaaliturvatoimivalta ei kerro mitään siitä, mitä työlainsäädäntöä sovelletaan. Se kuuluu Rooma I -sopimuksen soveltamisalaan, ja se toimii eri tavalla. Rooma I -sopimuksen 3 artiklan nojalla osapuolet voivat valita sovellettavan lain, ja useimmissa hollantilaisissa sopimuksissa valitaan Alankomaiden laki. Rooma I -sopimuksen 8 artikla rajoittaa sitä, mitä tämä valinta saavuttaa työsopimuksen osalta: se ei voi estää työntekijää saamasta suojaa, jota määräykset eivät voi sopimuksella poiketa sen lain nojalla, jota olisi sovellettu ilman valintaa – ensinnäkin sen maan lain nojalla, jossa tai josta käsin työntekijä tavallisesti työskentelee. Rooma I -sopimuksen 8 artikla sisältää myös poikkeuslausekkeen, jos sopimus liittyy läheisemmin toiseen maahan, ja Rooma I -sopimuksen 9 artikla lisää oikeuspaikan kansainvälisesti pakottavia määräyksiä.

Käytännön seuraus on syytä todeta selvästi. Työntekijä, joka tosiasiallisesti suorittaa suurimman osan työstään kotonaan toisessa jäsenvaltiossa, saattaa työskennellä siellä tavallisesti. Alankomaiden laki voi pysyä valituna lakina, kun taas kyseisen maan pakolliset suojatoimet soveltuvat sen lisäksi – ja irtisanomissuoja on hyvin usein pakollinen. Alankomaalainen työnantaja, joka noudattaa UWV:n tai alioikeuden menettelyä tavanomaisella tavalla, voi huomata, ettei se ole täyttänyt sen maan irtisanomis-, irtisanomis- tai menettelyvaatimuksia, jossa työntekijä tosiasiallisesti työskentelee. Minimipalkka, työaika, palkallinen loma, syrjintäsuoja ja kilpailukieltosäännöt edellyttävät samaa kohtelua. Tässä ei ole 25 prosentin sosiaaliturvatestiin verrattavissa olevaa kynnystä: "tavanomaisesti suorittaa" on laadullinen arviointi siitä, missä suhteen painopiste sijaitsee.

Kun etätyöstä tulee lähetettyä työtä

Työnantajat olettavat, että työntekijöiden lähettämistä koskeva direktiivi koskee rakennustyöntekijöitä ja kuljetusliikkeitä. Sen soveltamisala direktiivin 96/71/EY 1 artiklan mukaan on palvelujen tarjoaminen kansainvälisesti: lähettäminen sopimuksen nojalla toisessa jäsenvaltiossa olevan vastaanottajan kanssa, lähettäminen konserniyritykseen tai vuokraus työvoiman vuokrausyrityksen kautta. Artiklassa 3 asetetaan sitten isäntävaltion ehtojen ydin – työaika, palkallinen loma, palkka, työterveys ja -turvallisuus, tasa-arvoinen kohtelu – joita laajennetaan direktiivillä 2018/957.

Pelkkä etätyö työntekijän omasta kodista työnantajan omaan lukuun ei yleensä ole lähettämistä: palvelua ei tarjota vastaanottajalle toisessa valtiossa. Raja kuitenkin ylitetään helpommin kuin työnantajat odottavat. Jos etätyöntekijä työskentelee asiakkaan luona asuinmaassaan, hänet sijoitetaan siellä konserniyhtiöön tai hänet asetetaan toisen yrityksen saataville, isäntävaltion lähettämisjärjestelmä tulee voimaan, mukaan lukien direktiivin 2014/67/EU mukaiset täytäntöönpanovelvoitteet. Alankomaissa tämä on WagwEU-ilmoitusvelvollisuus, joka ulkomaisen työnantajan on täytettävä ennen työn aloittamista; muut jäsenvaltiot ylläpitävät omia portaalejaan, ja hollantilaisten työnantajien on käytettävä niitä, kun työvirta kulkee ulospäin.

Verotus: työnantajan vastuu on etusijalla

Tämä osio on tarkoituksella korkeatasoinen. Verotukselliset kannat perustuvat tiettyihin sopimusteksteihin ja tosiasioihin, eikä mikään tässä ole veroneuvontaa; ota yhteyttä veroneuvojaan ennen järjestelystä sopimista.

Kiinteän toimipaikan riski

Merkittävin riski ei ole työntekijän verolasku. Kyse on siitä, että ulkomailla sijaitseva kotitoimisto voi muodostaa työnantajan kiinteän toimipaikan kyseisessä maassa sovellettavan sopimuksen kiinteää toimipaikkaa koskevan artiklan nojalla. Kysymys on yleisesti ottaen siitä, onko kotitoimisto työnantajan käytettävissä ja käytetäänkö sitä riittävän säännöllisesti liiketoiminnan kannalta, ja erikseen, tekeekö työntekijä tavallisesti sopimuksia tai toimiiko hän pääroolissa niiden tekemiseen riippuvaisena edustajana. Johtaviin ja kaupallisiin tehtäviin liittyy olennaisesti suurempi riski. Kiinteä toimipaikka tuo mukanaan yhteisöveroilmoituksen, voitonjaon ja usein paikallisen palkanpidätyksen.

Työntekijän asema

Työtulot kohdennetaan sovellettavan sopimuksen työtuloartiklaa noudattaen. Yleisesti ottaen tulo on veronalaista siellä, missä työ fyysisesti tehdään, lukuun ottamatta tapauksia, joissa työntekijä on toisessa valtiossa vain rajoitetun ajan, palkka tulee työnantajalta, joka ei ole siellä asuva, eikä palkkaa makseta siellä olevalle kiinteälle toimipaikalle. Jaetut työpäivät tarkoittavat jaettuja verotusoikeuksia ja palkkaseuraamuksia molemmille osapuolille.

Belgia ja Saksa

Alankomailla on kahdenväliset sopimukset sekä Belgian että Saksan kanssa, ja rajat ylittävä työmatkaliikenne on pitkäaikainen poliittinen kysymys molemmissa suhteissa. Etätyöpäivät ovat aktiivisesti neuvoteltavissa, ja sopimuskanta Belgian kanssa on muuttunut: uusi sopimus allekirjoitettiin vuonna 2023, ja sen voimaantulo ja ensimmäinen soveltamisvuosi on kirjattu Verdragenbankiin osoitteessa verdragenbank.overheid.nl, joka on ainoa paikka, josta kannattaa tarkistaa asia. Selvitä, mikä sopimusteksti säätelee kyseistä vuotta ja mitä se sanoo etätyöpäivistä, ennen kuin palkanlaskenta vahvistetaan – ei aiemman käytännön eikä allekirjoituksen lehdistöuutisten perusteella.

Työolot ja työturvallisuus kotitoimistolla ulkomailla

Alankomaiden työterveys- ja työturvallisuuslainsäädäntö ei rajoitu työnantajan tiloihin. Arbeidsomstandighedenwetin mukaan työnantajalla on velvollisuuksia työpaikasta, jota se sallii työntekijän käyttää: artikla 3 edellyttää parhaisiin mahdollisiin työoloihin tähtäävää politiikkaa ja artikla 5 riskikartoitusta ja -arviointia sekä erillistä järjestelmää työpaikasta riippumattomalle työskentelylle. Ulkomailla työnantaja ei voi suorittaa tarkastuksia helposti ja voi kohdata toisen, paikallisen järjestelmän. Toimiva lähestymistapa on työntekijän itsearviointi, dokumentoitu laitestandardi, kirjalliset ohjeet ja ulkomailta käsin toimiva tapaturmailmoituskanava. Ulkomaisella kotityöpaikalla sattunut tapaturma herättää myös vastuun Alankomaiden siviililain artiklan 7:658 nojalla, eikä tämä huolellisuusvelvollisuus ole ilmeisesti suppeampi siksi, että työpöytä on toisessa maassa.

Tietosuoja ja laitteet

Etätyö ETA-alueen sisällä ei aiheuta siirto-ongelmaa. Työskentely ETA-alueen ulkopuolelta aiheuttaa: pääsy henkilötietoihin kolmannesta maasta vaatii laillisen siirtoperusteen, joka usein unohdetaan "työskentely mistä tahansa" -malleissa. Sijainnista riippumatta on selvitettävä, kuka omistaa laitteet, saako käyttää henkilökohtaisia ​​laitteita, miten luottamuksellisia tietoja käsitellään yhteisessä taloudessa, ulkomailla olevien laitteiden vakuutukset ja niiden palautus työsuhteen päättyessä.

Asiakirjat, jotka on pidettävä paikoillaan

• Etätyöpolitiikka. Sallitut maat, ulkomailla työskentelyn enimmäisprosenttiosuus, hyväksymisvaatimukset, työajat ja saatavuus, kulut, laitteet, turvallisuus ja nimenomainen oikeus peruuttaa tai muuttaa lupaa, jos oikeudellinen tilanne muuttuu.
• Työsopimuksen lisäys. Yksilöllinen ja erityinen: sovittu työpaikka, sovittu työsuhteen jako, sovellettava laki ja oikeuspaikka sekä työntekijän omat veroilmoitusvelvollisuudet. Tee siitä ajallisesti rajoitettu ja nimenomaisesti peruutettavissa oleva, jotta sosiaaliturva- tai verotusaseman muutos ei sido työnantajaa rakenteeseen, jota se ei enää pysty ylläpitämään.
• Rekisteröinti ja A1-hakemus. Jos sopimusta sovelletaan, pyyntö SVB:n kautta molempien osapuolten suostumuksella ja lomakkeella A1. Jos sopimusta ei sovelleta, ulkomainen rekisteröinti ja palkanlaskenta on tehtävä ennen aloituspäivää, ei sen jälkeen.
• Arviointisykli. Jokainen kynnysarvo on tulevaisuuteen suuntautuva, joten tarkista vähintään vuosittain ja välittömästi kaikki asuinpaikan, roolin, työmallin tai työaikojen muutokset.

Tarkistuslista: työntekijä pyytää saada työskennellä ulkomailla

• Mikä maa, ja onko se EU:ssa, ETA:ssa vai Sveitsissä?
• Kuinka suuri prosenttiosuus kokonaistyöajasta seuraavien kahdentoista kuukauden aikana?
• Onko se aidosti etätyötä, vai onko siellä asiakaskäyntejä tai työmaatyötä?
• Pysyykö asuinpaikkavaltion prosenttiosuus alle 25 prosentissa, 25 ja 50 prosentin välillä vai saavuttaako se 50 prosenttia?
• Ovatko molemmat valtiot allekirjoittajia, ja onko pyyntö tehty ja A1-lomake saatu?
• Jos ei, onko ulkomaisen sosiaaliturvan rekisteröinti järjestetty ennen aloituspäivää?
• Voisiko työntekijä työskennellä siellä vakituisesti Rooma I -asetuksen 8 artiklan tarkoittamalla tavalla, ja mitä kyseisen maan irtisanomissuoja edellyttää?
• Aiheuttaako rooli – työkokemus, sopimusten allekirjoitusvaltuudet, asiakaskohtaaminen – pysyvän toimipaikan riskin?
• Onko veroneuvoja vahvistanut palkkatilanteen molemmissa osavaltioissa?
• Onko kotityöpaikka arvioitu, varustettu ja vakuutettu, ja onko siellä tapaturmien raportointikanava?
• Kuuluuko ETA-alueen ulkopuolelta tapahtuva käsittely siirtomekanismin piiriin?
• Onko olemassa allekirjoitettu, peruutettavissa oleva lisäys ja päiväkirjaan merkitty tarkistuspäivämäärä?