GDPR ei aseta säilytysaikoja koskevia taulukoita. Sääntönä on, että henkilötietoja ei saa säilyttää tunnistamisen mahdollistavassa muodossa pidempään kuin on tarpeen niiden käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi, mikä tarkoittaa, että työnantajan on päätettävä luokkakohtaisesti, kuinka kauan se tosiasiallisesti tarvitsee tietoja, ja kyettävä perustelemaan päätöksensä.
Käytännössä hollantilaiset työnantajat käyttävät kahta periaatetta: useimpien henkilöstötietojen osalta yleensä noin kahden vuoden säilytysaikaa työsuhteen päättymisestä ja veroviranomaisen vaatimien tietojen osalta seitsemän vuotta, koska se on lakisääteinen säilytysaika taloudellisille tiedoille. Artikkelimme henkilöstötiedostossa säilytettävistä tiedoista käsittelee sisältöä; tämä artikkeli käsittelee säilytysaikaa.
Kaksivuotisluokka
Suurin osa tiedostosta kuuluu tähän: työsopimus ja sen muutokset, suoritusta koskeva kirjeenvaihto, arvioinnit, koulutustiedot, varoitukset, poissaolopäivämäärät ja työsuhteen yleinen hallinnollinen asiakirja. Yleisesti sovellettu ajanjakso on kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä, ja se on yhdenmukainen ajanjaksojen kanssa, joiden kuluessa työsuhteeseen liittyvät vaatimukset tyypillisesti nostetaan.
Jos riita on käynnissä tai ennakoitavissa, siihen liittyviä tietoja voidaan säilyttää, kunnes se on ratkaistu. Tämä on perusteltu tarve, mutta se oikeuttaa säilyttämään asiaankuuluvan materiaalin, ei koko tiedostoa, loputtomiin.
Seitsemän vuoden luokka
Palkanlaskentaa, palkkaveroilmoitusta ja työsuhteen alkaessa varmennettua henkilöllisyystodistuksen kopiota säilytetään seitsemän vuotta työsuhteen päättymisvuoden päättymisestä, koska verolainsäädäntö sitä edellyttää. Tässä tapauksessa työnantajalla ei ole harkintavaltaa: verovelvoite asettaa ajanjakson, ja se syrjäyttää yleisen minimointiperiaatteen näiden tiettyjen tietojen osalta.
hakijat
Niiden hakijoiden tiedot, joita ei valita, tuhotaan yleensä neljän viikon kuluessa menettelyn päättymisestä. Hakijan suostumuksella niitä voidaan säilyttää jopa vuoden ajan, mikä on osaajapoolin määritelmä – ja suostumus tarkoittaa todellista, kirjattua valintaa, ei riviä tietosuojaselosteessa.
Sairaus- ja lääketieteelliset tiedot
Työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot ovat yrityksen lääkärin, ei työnantajan, hallussa, ja ne kuuluvat lääketieteellisen salassapidon piiriin omien säilytyssääntöjensä mukaisesti. Työnantaja säilyttää vain poissaolopäivämääriä sekä tietoja, joita tarvitaan työhön paluuta ja palkanmaksua varten, ja niihin sovelletaan tavanomaisia henkilöstötietojen säilytysaikoja.
Käytännön toteutuksen
Kolme asiaa muuttaa tämän teoriasta vaatimustenmukaiseksi. Säilytysaikataulu, joka määrittää ajanjakson luokittain ja kirjataan käsittelyrekisteriin. Kiinteä vuosittainen ajankohta, jolloin aikataulua todella sovelletaan, koska säilytyskäytännöt epäonnistuvat toimimattomuuden vuoksi eivätkä erimielisyyksien vuoksi. Ja todellinen poistaminen: tiedoston poistaminen henkilöstöjärjestelmästä, kun kopiot jäävät postilaatikoihin, jaettuihin asemiin ja varmuuskopioihin, ei ole poistamista, ja se on ensimmäinen asia, jonka käyttöoikeuspyyntö paljastaa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voiko työntekijä vaatia tietojen poistamista?
Joskus. Oikeus tietojen poistamiseen on voimassa, kun tietoja ei enää tarvita tai niitä on käsitelty laittomasti, mutta se ei syrjäytä lakisääteistä säilytysvelvollisuutta, kuten verotuksellista velvollisuutta.
Voimmeko säilyttää tiedostoa pidempään tulevaa korvausvaatimusta varten?
Jos vaatimus on realistisesti ennakoitavissa, kyllä, siihen liittyvän aineiston osalta. Yleinen mahdollisuus tulevasta riidasta ei oikeuta kaiken säilyttämistä.
Entä suositukset ja lähtöasiakirjat?
Ne kuuluvat yleiseen henkilöstökategoriaan. Sopimuksen voimassa pitäminen tilikaudella on puolustettavissa, jos sillä on palkkavaikutuksia.
Neuvot
Laadimme säilytysaikataulut, tarkistamme henkilöstöhallinnon GDPR:n mukaisesti ja neuvomme, minne poisto- tai tiedonsaantipyynnöt saapuvat. Ota yhteyttä Law & More.
