Kuinka rekisteröidä yritys virtuaalitoimiston osoitteeseen?
Yrittäjien keskuudessa yleinen kysymys on, voiko rekisteröidä yrityksen virtuaalitoimiston osoitteeseen. Uutisista, joita luet usein ulkomaisista yrityksistä, joilla on postiosoite Alankomaissa. Niin kutsuttujen PO Box -yritysten kanssa on etuja. Suurin osa yrittäjistä tietää, että tämä mahdollisuus on olemassa, mutta kuinka hallitset sitä ja mitkä vaatimukset sinun on täytettävä, on yhä monille epäselvää. Kaikki alkaa rekisteröinnistä kauppakamariin. Yrityksesi on mahdollista rekisteröidä, vaikka asutkin ulkomailla. On kuitenkin olemassa pääpyyntö: yritykselläsi on oltava hollantilainen käyntiosoite tai yrityksesi liiketoiminnan on tapahduttava Alankomaissa.
Lakisääteisten verkkokauppa
Verkkokaupan omistajana sinulla on laillisia velvoitteita asiakasta kohtaan. Palautuskäytäntö on pakollinen, sinun on oltava tavoitettavissa asiakaskyselyihin, olet vastuussa takuusta ja sinun on tarjottava vähintään yksi jälkimaksuvaihtoehto. Kuluttajaostoksen yhteydessä vaaditaan myös, että kuluttajan ei tarvitse maksaa etukäteen yli 50% ostomäärästä. Tietenkin on sallittua suorittaa täysi maksu, jos kuluttaja tekee tämän vapaaehtoisesti, mutta (verkko) vähittäiskauppias ei saa velvoittaa. Tämä vaatimus koskee vain ostaessasi tuotteita, palveluista vaaditaan täysi ennakkomaksu.
Onko osoitteen mainitseminen pakollinen?
Yhteystietojen sijainnin tulee olla selkeästi ja loogisesti löydettävissä verkkokaupasta. Syynä tähän on se, että asiakkaalla on oikeus tietää, kenen kanssa hän tekee kauppaa. Tätä vaatimusta tukee laki ja on siksi pakollinen jokaisessa verkkokaupassa.
Yhteystiedot koostuvat kolmesta osasta:
- Yrityksen henkilöllisyys
- Yrityksen yhteystiedot
- Yrityksen maantieteellinen osoite.
Yrityksen henkilöllisyydellä tarkoitetaan yrityksen rekisteröintitietoja, kuten kauppakamarin numeroa, ALV-numeroa ja yrityksen nimeä. Yhteystiedot ovat tietoja, joiden avulla kuluttajat voivat ottaa yhteyttä verkkokauppaan. Maantieteellinen osoite on osoite, josta yritys harjoittaa liiketoimintaansa.
Maantieteellisen osoitteen on oltava vierailuosoite, eikä se voi olla postilokeroosoite. Monissa pienissä verkkokaupoissa yhteysosoite on sama kuin maantieteellinen osoite. Yhteystietojen antamista koskevan vaatimuksen noudattaminen voi olla vaikeaa. Täältä voit lukea lisää siitä, kuinka voit silti täyttää tämän vaatimuksen.
Virtuaalinen osoite
Jos et halua tai et pysty antamaan käyntiosoitetta verkkokaupassasi, voit käyttää virtuaalitoimiston osoitetta. Tätä osoitetta voi hallinnoida myös organisaatio, jolle maksat vuokraa. Tällaisilla organisaatioilla on myös erilaisia palveluja, kuten postilähetysten seuranta ja edelleenlähetys. Hollantilainen osoite on hyvä verkkokaupan kävijöiden luottamukselle.
Kenelle?
Saatat tarvita virtuaalitoimiston osoitteen useista syistä. Virtuaalitoimiston osoite on enimmäkseen:
- Ihmiset, jotka tekevät liiketoimintaa kotona; jotka haluavat pitää liiketoiminnan ja yksityiselämän erillään.
- Ihmiset, jotka harjoittavat liiketoimintaa ulkomailla, mutta yrittävät myös ylläpitää toimistoa Alankomaissa;
- Ihmiset, joilla on yritys Alankomaissa ja jotka haluavat virtuaalitoimiston.
Tietyin edellytyksin virtuaalinen osoite voidaan rekisteröidä kauppakamariin.
Ilmoittautuminen kauppakamariin
Hakuprosessin aikana rekisteröidään yksi tai useampi yrityksesi sivuliike. Tässä prosessissa sekä postiosoite että käyntiosoite rekisteröidään. Käyntiosoite on voimassa vain, jos pystyt osoittamaan, että konttorisi sijaitsee siellä. Tämä voidaan varmistaa vuokrasopimuksella. Tämä pätee myös, jos yrityksesi sijaitsee yrityskeskuksessa.
Jos vuokrasopimuksesta käy ilmi, että olet vuokralla vakituisesti toimiston(tilan), voit rekisteröidä tämän käyntiosoitteeksesi kaupparekisteriin. Pysyvä vuokra-osoite ei tarkoita sitä, että sinun on aina oltava paikalla, mutta sinulla on oltava mahdollisuus olla jatkuvasti paikalla tarvittaessa. Esimerkiksi, jos vuokraat työpöydän tai toimiston kahdeksi tunniksi viikossa, ei riitä täyttämään yrityksesi rekisteröintivaatimuksia.
Yrityksesi rekisteröimiseksi sinulla on oltava käytettävissä useita asiakirjoja:
- Kauppakamarin rekisteröintilomakkeet;
- Allekirjoitettu vuokra-, - osto- tai vuokrasopimus Alankomaiden vierailuosoitteesta;
- Laillistettu kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta (voit järjestää tämän Alankomaiden suurlähetystön tai notaarin kanssa);
- Alkuperäinen ote tai laillistettu jäljennös sen ulkomaisen kunnan väestörekisteristä, jossa asut, tai muu virallisen organisaation asiakirja, josta ilmenee ulkomaanosoitteesi.
Kauppakamarin säännöt 'virtuaalitoimistosta'
Viime vuosina on havaittu, että virtuaalitoimisto oli toimisto, jossa yritys sijaitsi, mutta jossa varsinaista työtä ei tehty. Pari vuotta sitten kauppakamari muutti virtuaalitoimiston sääntöjä. Aiemmin oli tavallista, että niin kutsutut "haamu"-yritykset asettivat liiketoimintansa virtuaaliseen toimistoosoitteeseen.
Kauppakamari tarkistaa laittoman toiminnan estämiseksi, onko yrityksillä virtuaalitoimisto, joka myös harjoittaa toimintaansa samasta osoitteesta. Kauppakamari kutsuu tätä kestäväksi liiketoiminnaksi. Tämä ei tarkoita sitä, että yrittäjien, joilla on virtuaalitoimisto, on oltava siellä pysyvästi, mutta se tarkoittaa, että heillä on oltava mahdollisuus olla jatkuvasti paikalla tarvittaessa.
Jos sinulla on kysyttävää tästä blogia tai sinulla on vaikeuksia kauppakamarin kanssa, ota yhteyttä lakimiehiin Law & More. Vastaamme kysymyksiisi ja tarjoamme tarvittaessa juridista apua.
