Yrittäjien keskuudessa yleinen kysymys on, voiko rekisteröidä yrityksen virtuaalitoimiston osoitteeseen. Uutisista, joita luet usein ulkomaisista yrityksistä, joilla on postiosoite Alankomaissa. Niin kutsuttujen PO Box -yritysten kanssa on etuja. Suurin osa yrittäjistä tietää, että tämä mahdollisuus on olemassa, mutta kuinka hallitset sitä ja mitkä vaatimukset sinun on täytettävä, on yhä monille epäselvää. Kaikki alkaa rekisteröinnistä kauppakamariin. Yrityksesi on mahdollista rekisteröidä, vaikka asutkin ulkomailla. On kuitenkin olemassa pääpyyntö: yritykselläsi on oltava hollantilainen käyntiosoite tai yrityksesi liiketoiminnan on tapahduttava Alankomaissa.
Lakisääteisten verkkokauppa
Verkkokaupan omistajana sinulla on laillisia velvoitteita asiakasta kohtaan. Palautuskäytäntö on pakollinen, sinun on oltava tavoitettavissa asiakaskyselyihin, olet vastuussa takuusta ja sinun on tarjottava vähintään yksi jälkimaksuvaihtoehto. Kuluttajaostoksen yhteydessä vaaditaan myös, että kuluttajan ei tarvitse maksaa etukäteen yli 50% ostomäärästä. Tietenkin on sallittua suorittaa täysi maksu, jos kuluttaja tekee tämän vapaaehtoisesti, mutta (verkko) vähittäiskauppias ei saa velvoittaa. Tämä vaatimus koskee vain ostaessasi tuotteita, palveluista vaaditaan täysi ennakkomaksu.
Onko osoitteen mainitseminen pakollinen?
Yhteystietojen sijainnin on oltava selvästi ja loogisesti löydettävissä verkkokaupassa. Syynä tähän on, että asiakkaalla on oikeus tietää kenen kanssa hän tekee liiketoimintaa. Tätä vaatimusta tukee laki, ja se on siksi pakollinen kaikille verkkokaupoille.
Yhteystiedot koostuvat kolmesta osasta:
- Yrityksen henkilöllisyys
- Yrityksen yhteystiedot
- Yrityksen maantieteellinen osoite.
Yrityksen henkilöllisyydellä tarkoitetaan yrityksen rekisteröintitietoja, kuten kauppakamarin numero, alv-numero ja yrityksen nimi. Yhteystiedot ovat tietoja, joiden avulla kuluttajat voivat ottaa yhteyttä verkkokauppaan. Maantieteelliseen osoitteeseen viitataan osoitteena, josta yritys harjoittaa liiketoimintaansa. Maantieteellisen osoitteen on oltava käyntiosoite, eikä se voi olla postilokeroosoite. Monissa pienissä verkkokaupoissa yhteysosoite on sama kuin maantieteellinen osoite. Yhteystietojen toimittamista koskevan vaatimuksen noudattaminen voi olla vaikeaa. Täältä löydät lisätietoja siitä, kuinka voit silti täyttää tämän vaatimuksen.
Virtuaalinen osoite
Jos et halua tai et pysty antamaan käyntiosoitetta verkkokaupassasi, voit käyttää virtuaalitoimiston osoitetta. Tätä osoitetta voi hallinnoida myös organisaatio, jolle maksat vuokraa. Tällaisilla organisaatioilla on myös erilaisia palveluja, kuten postilähetysten seuranta ja edelleenlähetys. Hollantilainen osoite on hyvä verkkokaupan kävijöiden luottamukselle.
Kenelle?
Saatat tarvita virtuaalitoimiston osoitteen useista syistä. Virtuaalitoimiston osoite on enimmäkseen:
- Ihmiset, jotka tekevät liiketoimintaa kotona; jotka haluavat pitää liiketoiminnan ja yksityiselämän erillään.
- Ihmiset, jotka harjoittavat liiketoimintaa ulkomailla, mutta yrittävät myös ylläpitää toimistoa Alankomaissa;
- Ihmiset, joilla on yritys Alankomaissa ja jotka haluavat virtuaalitoimiston.
Tietyin edellytyksin virtuaalinen osoite voidaan rekisteröidä kauppakamariin.
Ilmoittautuminen kauppakamariin
Hakuprosessin aikana yksi tai useampi yrityksesi sivukonttori rekisteröidään. Tässä prosessissa sekä postiosoite että vierailuosoite rekisteröidään. Vierailuosoitetta käytetään vain, jos pystyt osoittamaan, että sivukonttorisi sijaitsee siellä. Tämä voidaan varmistaa vuokrasopimuksella. Tämä pätee myös, jos yrityksesi sijaitsee yrityskeskuksessa. Jos vuokrasopimus osoittaa, että vuokraat pysyvästi toimistoa (tilaa), voit rekisteröidä tämän vierailuosoitteeksi kaupparekisteriin. Pysyvän vuokraosoitteen saaminen ei tarkoita, että sinun on aina oltava läsnä, mutta sinulla on oltava mahdollisuus olla pysyvästi läsnä tarvittaessa. Jos esimerkiksi vuokraat pöydän tai toimiston kahdeksi tunniksi viikossa, se ei riitä vastaamaan yrityksen rekisteröintiä koskevia vaatimuksia.
Yrityksesi rekisteröimiseksi sinulla on oltava käytettävissä useita asiakirjoja:
- Kauppakamarin rekisteröintilomakkeet;
- Allekirjoitettu vuokra-, - osto- tai vuokrasopimus Alankomaiden vierailuosoitteesta;
- Laillistettu kopio voimassa olevasta henkilöllisyystodistuksesta (voit järjestää tämän Alankomaiden suurlähetystön tai notaarin kanssa);
- Alkuperäinen ote tai laillistettu jäljennös sen ulkomaisen kunnan väestörekisteristä, jossa asut, tai muu virallisen organisaation asiakirja, josta ilmenee ulkomaanosoitteesi.
Kauppakamarin säännöt 'virtuaalitoimistosta'
Viime vuosina on havaittu, että virtuaalitoimisto oli toimisto, jossa yritys sijaitsi, mutta jossa varsinaista työtä ei suoritettu. Pari vuotta sitten kauppakamari muutti virtuaalitoimiston sääntöjä. Aikaisemmin ns. Ghost -yhtiöt olivat tavallisia asettamaan liiketoimintansa virtuaalitoimisto-osoitteeseen. Laittoman toiminnan estämiseksi kauppakamari tarkastaa, onko yrityksillä virtuaalitoimistoa, jotka myös harjoittavat toimintaansa samasta osoitteesta. Kauppakamari kutsuu tätä kestävään liiketoimintatapaan. Tämä ei tarkoita, että yrittäjien, joilla on virtuaalitoimisto, on myös oltava pysyvästi läsnä siellä, mutta se tarkoittaa, että heillä on oltava mahdollisuus olla pysyvästi läsnä tarvittaessa.
Jos sinulla on kysyttävää tästä blogia tai sinulla on vaikeuksia kauppakamarin kanssa, ota yhteyttä lakimiehiin Law & More. Vastaamme kysymyksiisi ja tarjoamme tarvittaessa juridista apua.