Äskettäin Alankomaiden tietosuojaviranomainen (AP) määräsi suuren sakon, nimittäin 725,000 9 euroa, yritykselle, joka skannasi työntekijöiden sormenjäljet läsnäolon ja aikarekisteröinnin vuoksi. Biometriset tiedot, kuten sormenjälki, ovat GDPR: n 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoja. Nämä ovat ainutlaatuisia ominaisuuksia, jotka voidaan jäljittää yhdelle henkilölle. Nämä tiedot sisältävät kuitenkin usein enemmän tietoa kuin on tarpeen esimerkiksi tunnistamiseen. Siksi niiden käsittely aiheuttaa suuria riskejä ihmisten perusoikeuksien ja -vapauksien alalla. Jos nämä tiedot joutuvat vääriin käsiin, tämä saattaa johtaa korjaamattomiin vahinkoihin. Biometriset tiedot ovat siksi hyvin suojattuja, ja niiden käsittely on kielletty GDPR: n XNUMX §: n nojalla, ellei siihen ole laillista poikkeusta. Tässä tapauksessa AP päätteli, että kyseisellä yrityksellä ei ollut oikeutta saada poikkeus erityisten henkilötietojen käsittelyä varten.
Sormenjälki
Tietoja sormenjäljestä GDPR: n yhteydessä ja yhdestä poikkeuksesta, nimittäin välttämättömyys, kirjoitimme aikaisemmin yhdessä blogissamme: ”Sormenjälki rikkoo GDPR: ää”. Tämä blogi keskittyy muihin vaihtoehtoisiin perusteisiin poikkeukselle: lupa. Kun työnantaja käyttää biometrisiä tietoja, kuten sormenjälkiä, yrityksessään, voiko hän yksityisyyden kannalta riittää työntekijänsä luvalla?
Luvalla tarkoitetaan tarkka, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaus jolla joku hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn lausunnolla tai yksiselitteisellä aktiivisella toiminnalla, GDPR: n 4 artiklan 11 kohdan mukaisesti. Tämän poikkeuksen yhteydessä työnantajan on siis paitsi osoitettava, että hänen työntekijänsä ovat antaneet luvan, myös sen, että se on ollut yksiselitteinen, täsmällinen ja tietoinen. Työsopimuksen allekirjoittaminen tai henkilöstöoppaan vastaanottaminen, jossa työnantaja on vain kirjannut aikomuksensa kelloutua kokonaan sormenjäljen avulla, ei tässä yhteydessä riitä, totesi AP. Todisteena työnantajan on toimitettava esimerkiksi politiikka, menettelyt tai muut asiakirjat, jotka osoittavat, että hänen työntekijöilleen annetaan riittävät tiedot biometristen tietojen käsittelystä ja että he ovat myös antaneet (nimenomaisen) luvan tietojen käsittelyyn.
Jos työntekijä myöntää luvan, sen ei tarvitse olla vain "täsmällinen' mutta myös 'vapaasti annettu', AP: n mukaan. 'Täsmällinen' on esimerkiksi kirjallinen lupa, allekirjoitus, sähköpostin lähettäminen luvan antamiseksi tai lupa kaksivaiheisella vahvistuksella. 'Vapaasti annettu' tarkoittaa, että sen takana ei saa olla pakkoa (kuten kyseessä oli: kun sormenjäljen skannaamisesta kieltäydyttiin, käydään keskustelu johtajan / hallituksen kanssa) tai että lupa voi olla ehdon edellytys eri. Työnantaja ei missään tapauksessa täytä "vapaasti annettua" ehtoa, kun työntekijät ovat velvollisia tai, kuten kyseisessä tapauksessa, kokevat sen velvollisuutenaan tallentaa sormenjälkensä. Yleensä tämän vaatimuksen nojalla AP katsoi, että työnantajan ja työntekijän välisestä suhteesta johtuvan riippuvuuden vuoksi on epätodennäköistä, että työntekijä voi vapaasti antaa suostumuksensa. Työnantajan on todistettava päinvastainen.
Pyytääkö työntekijä työntekijöiltään lupaa sormenjäljensä käsittelyyn? Sitten AP tietää tämän tapauksen yhteydessä, että tämä ei periaatteessa ole sallittua. Loppujen lopuksi työntekijät ovat riippuvaisia työnantajastansa, joten he eivät usein pysty kieltäytymään. Tämä ei tarkoita sitä, että työnantaja ei voi koskaan menestyksekkäästi luottaa lupaperusteeseen. Työnantajalla on kuitenkin oltava riittävät todisteet valituksen tekemiseksi suostumuksen perusteella onnistuneeksi työntekijöidensä biometristen tietojen, kuten sormenjälkien, käsittelemiseksi. Aiotko käyttää biometrisiä tietoja yrityksessäsi vai pyytääkö työnantajasi lupaa esimerkiksi sormenjäljen käyttämiseen? Tällöin on tärkeää olla toimimatta välittömästi ja myöntää lupa, vaan saada ensin asianmukaiset tiedot. Law & More lakimiehet ovat yksityisyyden alan asiantuntijoita ja voivat tarjota sinulle tietoja. Onko sinulla muita kysymyksiä tästä blogia? Ota yhteyttä Law & More.